Pemrosesan Order Penjualan
Diagram Aliran Data: Sistem Aplikasi Order Penjualan
KET.
PD = Piutang Dagang BB = Buku Besar
PNGHN = Penagihan OP = Order Penjualan
PGRMN = Pengiriman CUSTM = Pelanggan
KUNCI ARUS DATA
1. Order 8 . Pengiriman
2. Order Penjualan 9 . Nota Pengiriman
3. Order Penj. di ACC 10. Faktur
4. Order Pengiriman 11. Memo Pemindahbuku
5. Slip Pengepakan 12. Voucher Jurnal
6. Memo Penagihan 13. Pengendalian Total
7. Nota Pengiriman
Pada diagram aliran data (DFD) sistem aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk, pelayanan dan penilaian.
Sistem Piutang dagang
Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak perusahaan sebagai akibat dari timbulnya transaksi penjualan secara kredit. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang yaitu
a. Pemrosesan akun terbuka: dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur-faktur yang belum dilunasi.
b. Pemrosesan saldo: nota-nota pelanggan dbebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur-faktur pelanggan.
Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalam suatu perusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar baik itu asuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yang sangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam hal waktu, sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencana penagihan bersiklus cycling billing plan), dimana arsip piutang dagang dipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening. Penagihan piutang dilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4 periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak langsung juga
mempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanya pelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surat tagihan dari perusahaan.
Arus Transaksi dalam Piutang Dagang
a. Penerimaan Kas
b. Penagihan
c. Piutang Dagang
d. Kredit
e. Buku Besar
Retur dan Potongan Penjualan
Rekening ini timbul apabila terdapat retur atau pengembalian barang yang telah dijual. Hal ini disebabkan diantaranya adalah kerusakan barang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dsb. Jumlah barang yang diretur atau dikembalikan akan mengurangi jumlah
transaksi yang terjadi. Jumlah potongan atau pengurangan dinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual dan harus ditelaah dan disahkan oleh pihak yang independen, misalnya departemen kredit.
Penghapusan Piutang dagang
Fokus utama dari piutang yang dihapuskan adalah piutang yang sudah jatuh tempo dan benar-benar sudah tidak dapat ditagih. Cara lain yang mungkin bisa dilakukan agar penghapusan piutang tidak terjadi misalnya adalah dengan surat peringatan, surat tindak lanjut atau agen
penagihan.
B. APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN
Pembelian
Sentralisasi, dengan pendekatan ini maka pembelian dapat memperoleh diskon atau potongan yang besar, posisi pasar yang lebih kuat, pengendalian persediaan yang lebih baik dan spesialisasi pembeli.
Desentralisasi, dengan metode ini maka akan dapat meningkatkan tanggungjawab masing-masing pelaksana pembelian.
Diagram Aliran Data: Sistem Aplikasi Pembelian/Pengeluaran
1. Permohonan 8. Laporan Penerimaan
2. Pemberitahuan 9. Pemberitahuan Penerimaan
3. Order Pembelian 10. Faktur
4. Nota Pembelian 11. Faktur Disahkan
5. Nota Penerimaan 12. Paket Tanda Bukti
6. Pengiriman 13. Pembayaran
7. Nota Penerimaan
Pengendalian Produksi
Gambar diagram alur perencanaan dan pengendalian produksi
Aplikasi Siklus keuangan
Laporan Keuangan
Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem buku umum dapat diklasifikasikan sebagai analisis buku besar umum, laporan keuangan, dan laporan manajerial.
Gambar alur sistem laporan keuangan
PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan Sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yg baru untuk menggantikan sistem yg lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yg telah ada.
Perlunya Pengembangan Sistem
Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :
Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
-Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
- Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
- Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan Siklus Hidup suatu Sistem. Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.
Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu :
a. Perencanaan sistem
b. Analisis sistem
c. Perancangan sistem secara umum / konseptual
d. Evaluasi dan seleksi sistem
e. Perancangan sistem secara detail
f. Perangkat Lunak dan Implementasi sistem
g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem
Standard-standard dokumentasi
Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan karena akan menjadi acuan
pada tahapan operasi dan pemeliharaan
Pada tahapan ini, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi menjadi tiga jenis
● Dokumentasi pengembangan
Dokumentasi ini menjabarkan sistem secara lengkap, mencakup deskripsi sistem,
bentuk keluaran, bentuk masukan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil
pengujian, dan bahkan lembar penerimaan pemakai
● Dokumentasi operasi
Dokumentasi ini mencakup antara lain jadwal pengoperasian, cara pengoperasian
peralatan, faktor-faktor keamanan, dan masa berlakunya suatu berkas
● Dokumentasi pemakai
Berisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup materi pelatihan
Operasi dan Perawatan
● Perawatan perfektif ditujukan untuk memperbaharui sistem sebagai tanggapan
atas perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi, meningkatkan
efisiensi sistem, dan memperbaiki dokumentasi
● Perawatan adaptif, berupa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan diri terhadap
lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Sebagai contoh, perawatan
ini dapat berupa perubahan aplikasi dari mainframe ke lingkungan client/server
atau mengonversi dari sistem berbasis berkas ke lingkungan basis data
● Perawatan korektif berupa pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang ditemukan
pada saat sistem berjalan
Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah :
1. HIPO diagram
2. Data flow diagram
3. Structured chart
4. SADT diagram
5. Warnier / Orr diagram
6. Jackson’s diagram
Beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan disemua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan, diantaranya :
Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) :
a. Bagan alir sistem (System Flowchart)
b. Bagan alir program (Program Flowchart)
- Bagan alir logika program (Program logic Flowchart)
- Bagan alir program komputer (Detailed computer program Flowchart)
c. Bagan alir kerta kerja (Paperwork Flowchart) atau disebut juga Bagan alir formulir
d. Bagan alir hubungan database (Database relationship Flowchart)
e. Bagan alir proses (Process Flowchart)
f. Gant chart
Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya :
1. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan proyek
2. Teknik untuk menemukan fakta (Fact finding technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik ini diantaranya adalah
- Wawancara (Interview)
- Persiapan yang dilakukan :
- buat janji pertemuan
- pastikan orang yang akan diwawancarai
- pokok permasalahan
- Pada saat wawancara yang perlu diperhatikan :
- Siapa yang akan diwawancarai
- Pokok permasalahan
- Tanggapan
- Kapan akan bertemu kembali
- Observasi (Observation)
- Daftar pertanyaan (Questionaires)
- Pengumpulan Sampel (Sampling)
3. Teknik analisis biaya/manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti ;
- biaya pengadaan
- biaya persiapan
- biaya proyek
- biaya operasi
serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti ;
- manfaat mengurangi biaya
- manfaat mengurangi kesalahan
- manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas
- manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen
4. Teknik untuk menjalankan rapat
Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk ;
- mendefinisikan masalah
- mengumpulkan ide-ide
- memecahkan permasalahan-permasalahan
- menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
- menganalisis kemajuan proyek
- mengumpulkan data atau fakta
- perundingan-perundingan
Tahapan pelaksanaan kegiatan ;
- merencanakan rapat
- menjalankan rapat
- menindaklanjuti hasil rapat
5. Teknik Inspeksi / Walkthrough
Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara memverifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal dengan Inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.
Penyebab kegagalan pengembangan sistem :
1. Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
2. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai
3. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya
4. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan
5. Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yg tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai
6. Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara
7. Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
Soal-soal :
1. Coba sebutkan salah satu tehnik yang digunakan untuk pengembangan sistem ?
2. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang, sebutkan dan berikan contohnya!
3. Jelaskan pengertian pengembangan Sistem!
4. Sebutkan 3 prinsip-prinsip dalam pengembangan sistem?
5. Apa-apa saja yang termasuk arus transaksi dalam piutang dagang, sebutkan!
JAWABAN
1. Salah satu teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya :
Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan proyek
2. ada 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang yaitu :
a. Pemrosesan akun terbuka: dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur-faktur yang belum dilunasi.
b. Pemrosesan saldo: nota-nota pelanggan dbebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur-faktur pelanggan.
3. Pengembangan sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.
4. Ada beberapa prinsip-prinsip dalam pengembangan sistem 3 diantaranya antara lain adalah
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
- Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
5. Arus Transaksi dalam Piutang Dagang antara lain adalah
a. Penerimaan Kas
b. Penagihan
c. Piutang Dagang
d. Kredit
e. Buku Besar
0 komentar:
Posting Komentar