TUGAS KE-4

11. Teknologi Informasi Auditing

Pada dasarnya, Audit TI dapat dibedakan menjadi dua kategori, yaitu Pengendalian Aplikasi (Application Control) dan Pengendalian Umum (General Control). Tujuan pengendalian umum lebih menjamin integritas data yang terdapat di dalam sistem komputer dan sekaligus meyakinkan integritas program atau aplikasi yang diguna-kan untuk melakukan pemrosesan data. Sementara, tujuan pengendalian aplikasi dimaksudkan untuk memastikan bahwa data di-input secara benar ke dalam aplikasi, diproses secara benar, dan terdapat pengendalian yang memadai atas output yang dihasilkan.
Dalam audit terhadap aplikasi, biasanya, pemeriksaan atas pengendalian umum juga dilakukan mengingat pengendalian umum memiliki kontribusi terhadap efektifitas atas pengendalian-pengendalian aplikasi.

Dalam praktiknya, tahapan-tahapan dalam audit system informasi tidak berbeda dengan audit pada umumnya. Tahapan perencanaan, sebagai suatu pendahuluan, mutlak perlu dilaku-kan agar auditor mengenal benar objek yang akan diperiksa. Di samping, tentunya, auditor dapat memastikan bahwa qualified resources sudah dimiliki, dalam hal ini aspek SDM yang berpengalaman dan juga referensi praktik-praktik terbaik ( best practices ). Tahapan perencanaan ini akan menghasilkan suatu pro-gram audit yang didesain sedemikian rupa, sehingga pelaksanaannya akan berjalan efektif dan efisien, dan dilakukan oleh orang-orang yang kompeten, serta dapat dise-lesaikan dalam waktu sesuai yang disepakati.

Dalam pelaksanaannya, auditor system informasi mengumpulkan bukti-bukti yang memadai melalui berbagai teknik termasuk survei, interview, observasi dan review dokumentasi (termasuk review source-code bila diperlukan).
Satu hal yang unik, bukti-bukti audit yang diambil oleh auditor biasanya mencakup pula bukti elektronis (data dalam bentuk file softcopy). Biasanya, auditor system informasi menerapkan teknik audit berbantuan komputer, disebut juga dengan CAAT (Computer Aided Auditing Technique). Teknik ini digunakan untuk menganalisa data, misalnya saja data transaksi penjualan, pembelian, transaksi aktivitas persediaan, aktivitas nasabah, dan lain-lain.

Sesuai dengan standar auditing ISACA (Information Systems Audit and Control Association), selain melakukan pekerjaan lapangan, auditor juga harus menyusun laporan yang mencakup tujuan pemeriksaan, sifat dan kedalaman pemeriksaan yang dilakukan. Laporan ini juga harus menyebutkan organisasi yang diperiksa, pihak pengguna laporan yang dituju dan batasan-batasan distribusi laporan. Laporan juga harus memasukkan temuan, kesimpulan, rekomendasi sebagaimana layaknya lapor-an audit pada umumnya.

11.1. KONSEP-KONSEP AUDITING PDE

Istilah PDE auditing umumnya digunakan untuk menerangkan 2 jenis aktivitas yang berhubungan dengan computer, yaitu :

· Auditing melalui computer ( Auditing through the computer )

Untuk menerangkan proses penelaahan dan evaluasi pengendalian intern dalam suatu system pemrosesan data elektronik, biasanya dilakukan oleh auditor selama pengujian ketaatan ( compliance test )

· Auditing dengan computer ( Auditing with the computer )

Untuk menerangkan pemanfaatan computer oleh auditor untuk melaksanakan beberapa pekerjaan audit yang tidak dilakukan secara manual

Kebanyakan audit meliputi pengujian ketaatan dan pengujian substantif. Kedua jenis PDE auditing ini dilakukan baik oleh auditor intern maupun ekstern.

STRUKTUR AUDIT LAPORAN KEUANGAN

Tujuan dan tanggungjawab utama auditor :

1. Auditor ekstern : Menilai kewajaran laporan keuangan suatu perusahaan, melayani para pemegang saham, pemerintah, dan masyarakat luas

2. Auditor intern : Melayani kebutuhan manajemen perusahaan, hasil pekerjaannya juga akan menjadi bahan untuk penelaahan dan pekerjaan auditor ekstern pada saat mereka mengaudit laporan keuangan perusahaan

Audit secara umum dubagi menjadi 2 komponen dasar :

Audit interim : Menetapkan tingkat keandalan system pengendalian intern, biasanya diperlukan Pengujian Ketaatan untuk melihat eksistensi, efektivitas, dan pengecekan kontinuitas kegiatan yang mengandalkan system pengendalian intern

Audit laporan keuangan : Verifikasi langsung terhadap angka-angka laporan keuangan, berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam audit interim yang merupakan Pengujian Substantif

AUDITING di SEPUTAR KOMPUTER

Secara umum, system akuntansi mencakup masukan, pemrosesan, dan keluaran. Dalam pendekatan ini pemrosesan diabaikan, selain itu dokumen-dokumen sumber untuk masukan ke system dipilih dan diikhtisarkan secara manual sehingga tidak dapat dibandingkan dengan keluara. Setelah batch-batchdiproses dalam system, total akan diakumulasikan untuk menyajikan catatan yang diterima dan ditolak, koreksi-koreksinya, dan penyampaian ulangnya.

Pada perkembangan PDE selanjutnya, pendekatan ini tidak banyak digunakan, secara implicit mengasumsikan bahwa kompter tidak dapat digunakan untuk mengubah catatan tanpa terdeteksi oleh prosedur-prosedur manual.

AUDITING MELALUI KOMPUTER

Audit PDE untuk verifikasi ketaatan pengendalian intern dilakukan oleh auditor intern dan ekstern. Tujuan auditor ekstern biasanya diarahkan untuk atestasi laporan keuangan. Sedangkan auditor Intern melakukan audit ketaatan untuk memenuhi kebutuhan manajemen atau kebutuhan tertentu lainnya dalam perusahaan

AUDITING DENGAN KOMPUTER

Auditing dengan computer merupakan proses penggunaan teknologi informasi dalam auditing. Teknologi informasi digunakan untuk melaksanakan sejumlah pekerjaan audit yang dapat dilaksanakan pula secara manual. Penggunaan teknologi informasi penting untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi auditing.

Manfaat potensial penggunaan teknologi system informasi dalam audit meliputi :

1. Kertas kerja yang dihasilkan computer umumnya lebih mudah dibaca dan lebih konsisten. Kertas kerja semacam itu lebih mudah disimpan, diakses, dan direvisi.

2. Waktu dapat dihemat dengan mengeliminasi penghitungan. Penghitungan-silang, dan kalkulasi penghitungan lainnya.

3. Kalkulasi, pembandingan, dan manipulasi data lainnya akan menjadi lebih akurat.

4. Kalkulasi telaah analitis akan lebih efisien, dan lingkupnya dapat diperluas.

5. Informasi proyek seperti anggaran waktu dan pemonitoran waktu actual dan jumlah dianggarkan akan lebih mudah dihasilkan dan dianalisis.

6. Korespondensi audit standar seperti kuesioner dan daftar periksa, surat proposal, dan format-format laporan dapat disimpan dan dimodifikasi secara mudah.

7. Moral dan produktivitas dapat ditingkatkan dengan mengurangi waktu untuk tugas-tugas klerikal.

8. Peningkatan efektivitas biaya dapat diperoleh dengan menggunakan ulang aplikasi-aplikasi audit elektronik untuk audit peristiwa kemudian ( Subsequent audit ).

9. Akan terjadi peningkatan independensi karyawan-karyawan system informasi.

Beberapa konsep utama dalam auditing antara lain:

-evidence

-due audit care

-fair presentation

- independence

-dan ethical conduct

Masing-masing konsep ini menempati posisi yang cukup penting dalam struktur dari teori auditing.

Struktur Audit Laporan Keuangan

Tujuan dan tanggungjawab utama auditor ekstern adalah menilai kewajaran laporan keuangan suatu perusahaan. Audit interim, bertujuan pengujian ketaatan. Tujuan pengujian ketaatan adalah untuk melihat eksistensi, aktivitas dan pengecekan kontinuitas kegiatan yang mengandalkan sistem pengendalian intern tersebut.

Data Uji

Data Uji merupakan masukan yang disajikan auditor yang memuat data yang absah dan yang tidak absah.

Pendekatan Fasilitas-Uji-Terpadu.

Pendekatan (ITF) mencakup penggunaan data ujian juga pembuatan entitas (seperti pemasok, karyawan produk, produk, akun) fiktif. dalam file master sistem komputer.

Kegiatan Audit Terprogram.
Kegiatan Audit Terprogram merupakan teknologi audit yang mencakup modifikasi program komputer untuk tujuan-tujuan audit. ini dicapai dengan membentuk suatu kegiatan audit khusus di dalam program produksi. reguler.

Penelaahan Dokumentasi Sistem
Penelaahan dokumentasi sistem, seperti deskripsi naratif, bagan arus dan daftar program, barangkali merupakan teknik auditing PDE yang tertua, dan tetap diguanakan secara luas sampai sekarang.

Sebagian besar pendekatan PDE audit merupakan variasi dari struktur tiga tahap. tahap - tahap dimaksud adalah telaahan dan evaluasi awal atas area yang akan diaudit, telaahan dan evaluasi rinci, dan pengujian. Tiga jenis PDE audit dapat dilakukan, yaitu audit atas aplikasi, audit atas pengembangan sistem aplikasi, dan audit atas pusat layanan komputer.

11.2 TEKNOLOGI PDE AUDITING
Audit teknologi informasi PDE auditing adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat berjalan bersama-sama dengan audit finansial dan audit internal, atau dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis. Pada mulanya istilah ini dikenal dengan audit pemrosesan data elektronik, dan sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan proses pengumpulan dan evaluasi dari semua kegiatan sistem informasi dalam perusahaan itu. Istilah lain dari audit teknologi informasi adalah audit komputer yang banyak dipakai untuk menentukan apakah aset sistem informasi perusahaan itu telah bekerja secara efektif, dan integratif dalam mencapai target organisasinya.

Teknologi auditing sistem informasi telah berkembang seiring perkembangan sistem computer. Beberapa teknologi terkait dengan biaya yang cukup signifikan untuk mengimplementasikannya,sementarateknologi-teknologi lainnya dapat diimplementasikan dengan biaya relative rendah.

1.TestData
Data pengujian adalah input yang disiapkan oleh auditor yang berisi baik input yang berisi data valid dan maupun tidak valid. Data pengujian dapat digunakan untuk memverifikasi validasi input transaksi rutin, pemrosesan logika, dan penghitungan rutin program-program komputer dan untuk memverifikasi penggabungan perubahan-perubahan program.
Dengan melakukan data pengujian, program masa ekonomis produksi reguler dapat digunakan, dan hal ini penting untuk memastikan bahwa data pengujian tidak memengaruhi file-file yang disimpan oleh sistem.
Data pengujian dapat dilakukan dengan membuat bentuk input untuk uji transaksi fiktif atau dengan cara lainnya, dengan mengkaji ulang data input aktual dan memilih beberapa transaksi riil untuk pemrosesan sebagai data pengujian. Teknik lainnya yang jarang digunakan adalah menciptakan data pngujian dengan menggunakan generator data pengujian yang secara khusus didesain dengan program komputer untuk menciptakan data komprehensif berdasarkan data input.

2. Integrated Test Facility
ITF menggunakan baik data pengujian maupun penciptaan record fiktif (vendor, karyawan) pada file master sebuah sistem computer. ITF pada umumnya digunakan unuk mengaudit sistem aplikasi komputer besar yang menggunakan teknologi pemrosesan real time.

3. Parallel Simulation
Pemrosesan data riil melalui program audit. Output disimulasikan dan dibandingkan dengan output regular demi tujuan pengawasan. Simulasi parallel, pemrosesan redundan terhadap seluruh data input dengan melakukan uji program terpisah, mengizinkan validasi komprehensif dan sangat tepat dilaksanakan pada transaksi penting yang memerlukan audit 100%. Program audit yang digunakan dalam simulasi paralel biasanya merupakan jenis program audit umum yang memproses data dan menghasilkan output yang identik dengan program yang sedang diaudit.

4. Audit software
Program computer yang memungkinkan computer digunakan sebagai alat auditing. Perangkat lunak yang konvensional seperti program penggunaan sistem, program pemunculan kembali informasi, atau bahasa program tingkat tinggi (COBOL) dapat digunakan untuk kegiatan audit ini.

5. Generalized Audit Software
GAS adalah perangkat lunak audit yang secara khusus didesain untuk memungkinkan auditor melakukan fungsi pemrosesan data audit yang terkait. GAS didesain untuk memungkinkan auditor dengan keahlian komputer yang tidak terlalu canggih untuk menjalankan audit yang terkait dengan fungsi-fungsi pemrosesan data. Paket-paket tersebut dapat menjalankan beberapa tugas tertentu seperti menyeleksi data sampel dari file-file, memeriksa perhitungan, dan mencari file-file untuk item-item yang tidak biasa.

6. PC Software
Perangkat lunak yang memungkinkan auditor menggunakan sebuah PC untuk melakukan tugas tugas audit. Paket PC software general purpose seperti perangkat lunak pengolah kata dan spreadsheet telah memiliki banyak aplikasi audit.
ACL, yang dipublikasikan oleh ACL software adalah salah satu contoh perangkat lunak audit. Perangkat lunak ini memungkinkan auditor untuk menghubungkan sebuah PC dengan mainframe atau PC klien dan kemudian mengekstrak dan menganalisis data.

7. Embedded Audit Routine
Rutinitas auditing khusus dimasukkan dalam program computer regular sehingga data transaksi dapat dijadikan subjek analisis audit. Kriteria audit untuk menyeleksi dan mencatat transaksi dengan modul-modul embedded (dilekatkan) harus disediakan oleh auditor. Dalam pendekatan yang disebut system control audit review file (SCARF), pengujian-pengujian terhadap edit-program yang ditentukan auditor untuk membatasi atau menentukan kelayakan, dimasukkan dalam program saat pertama kali program dikembangkan.

Jenis jenis audit PDE

Ada beberapa cara untuk mengaudit PDE yaitu :

Audit Around The Computer

Auditing sekitar komputer dapat dilakukan jika dokumen sumber tersedia dalam bahasa non mesin, dokumen-dokumen disimpan dengan cara yang memungkinkan pengalokasiannya untuk tujuan auditing, outputnya memuat detail yang memadai, yang memungkinkan auditor menelusuri suatu transaksi dari dokumen sumber ke

output atau sebalikhya.

Audit Through The Computer

Auditor menguji dan menilai efektivitas prosedur pengendalian operasi dan program komputer serta ketepatan proses di dalam komputer. Keunggulan metode ini adalah bahwa auditor memiliki kemampuan yang besar dan efektif dalam melakukan pengujian terhadap sistim komputer, hasil kerjanya lebih dapat dipercaya dan sistem memiliki kemampuan untuk menghadapi perubahan lingkungan. Sedangkan kelemahan terletak pada biaya yang sangat besar dan tenaga ahli yang berpengalaman.

Audit With The Computer

Audit dilakukan dengan menggunakan komputer dan software untuk mengotomatiskan prosedur pelaksanaan audit. Metode ini lebih sulit dan kompleks serta biayanya paling besar.

11.3 JENIS JENIS AUDIT PDE

1.Systems and Applications

Pemrosesan data melalui aplikasi perangkat lunak komputer yang dikelola melalui suatu system.Sehingga proses auditnya sendiri akan meliputi verifikasi terhadap system untuk memastikan kebenaran, kehandalan, kecepatan maupun keamanan pada saat pengiriman, pemrosesan serta pengeluaran informasi di setiap tingkatan kegiatan sistem.

2.Information Processing Facilities

Merupakan komponen yang terkait dengan fasilitas-fasilitas yang digunakan untuk mengolah informasi di suatu organisasi. Biasanya ini terkait dengan perangkat keras seperti misalkan scanner, komputer server, formulir, dsb.

3.Systems Development

Adalah bagian dari proses pembangunan maupun pengembangan dari sistem yang sudah ada dalam suatu organisasi sesuai tujuan-tujuan aktivitasnya.

4.Management of IT and Enterprise Architecture

Pengelolaan atas teknologi informasi serta arsitektur seluruh lingkup internal organisasi yang disesuaikan dengan struktur dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen Hal tersebut memerlukan proses audit yang dilaksanakan untuk memastikan apakah segenap lingkungan/komponen organisasi dalam pemrosesan informasinya dilakukan secara terkendali dan efisien.

5.Client/Server, Telecommunications, Intranets, and Extranets

Komputer, peralatan telekomunikasi, sistem jaringan komunikasi data elektronik (intranet/extranet) serta perangkat-perangkat keras pengolahan data elektronik lainnya adalah komponen dari sebuah teknologi informasi.

12. Perencanaan dan Analisis Sistem
Analisis Sistem merupakan Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah laporan perencananaa sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.
Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan.tujuannnya untuk melihat kesempatan memanfaatkan teknologi informasi dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis.

Perencanaan sistem mencakup identifikasi subsistem dalam sistem informasi yang perlu diperhatikan dalam pengembangan, tujuannya adalah mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi segera. Analis sistem dimulai setelah perencanaan sistem melakukan identifikasi. Jika subsistem organisasi telah ditargetkan, maka analis sistem berfokus pada pendefinisian kebutuhan informasi dan sistem yang diperlukan untuk menjalankan tujuan manajemen.

Tujuan Analis Sistem

1) Memperoleh pemahaman mengenai sistem berjalan

2) Mengidentifikasikan dan memahami masalah-masalah

3) Mengungkapkan masalah-masalah yang telah diidentifikasikan dalam bentuk kebutuhan informasi dan sistem

4) Mengidentifikasikan secara jelas subsistem yang memiliki prioritas tertinggi

12.1Perencanaan system dan analisis kelayakan

Berdasarkan persyaratan pengguna dan analisis rinci dari sebuah sistem baru, sistem baru harus dirancang. Ini adalah fase perancangan sistem. Ini adalah fase yang paling penting dalam pengembangan sistem. Biasanya, desain hasil dalam dua tahap:

awal atau umum desain
Struktur atau desain rinci

Desain awal atau umum: Dalam desain awal atau umum, fitur dari sistem yang baru ini ditetapkan. Biaya penerapan fitur dan manfaat yang akan diperoleh diperkirakan. Jika proyek ini masih dianggap layak, kita bergerak ke tahap desain rinci.

Struktur atau desain Detil: Pada tahap desain rinci, berorientasi kerja komputer dimulai. Pada tahap ini, desain sistem menjadi lebih terstruktur. Struktur desain adalah cetak biru dari solusi sistem komputer untuk masalah yang diberikan memiliki komponen yang sama dan antar-hubungan antar komponen yang sama seperti masalah asli. Input, output dan pemrosesan spesifikasi disusun secara rinci. Pada tahap desain, bahasa pemrograman dan platform di mana sistem baru akan berjalan juga memutuskan.

Sebuah studi kelayakan adalah studi pendahuluan dilakukan sebelum pekerjaan yang sebenarnya dari proyek dimulai untuk memastikan kemungkinan keberhasilan proyek. Ini adalah analisis solusi yang mungkin untuk masalah dan rekomendasi pada solusi terbaik untuk digunakan. Ini melibatkan mengevaluasi bagaimana solusi yang akan masuk ke perusahaan. Ini misalkan dapat memutuskan apakah pemrosesan order dilakukan oleh system baru yang lebih efisien dari yang seblumnya.

Perencanaan keseluruhan dilakukan untuk mencapai tujuan sbb :

· SD akan ditargetkan untuk subsistem yang paling membutuhkan

· Duplikasi dan hasil yang sia-sia harus diminimalkan

· Pengembangan sistem dalam organisasi akan konsisten dengan perenanaan stratejik

Perencanaan sistem analisis kelayakan mencakup tujuh tahap :

~ Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak

~ Penetapan dewan pegarah perencanaan sistem

~ Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan

~ Pengembangan perencanaan sistem informasi stratejik

~ Identifikasi dan pemrioritasan area-area spesifik dalam organisasi

~ Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan perancangan awal subsistem tertentu

~ Pembentukan tim untuk tujuan analisis dan perancangan awal sistem

Perencanaan Sistem dan Manajemen Puncak

Tujuan utama dari pengembangan sistem adalah mengkomunikasikan mengenai manajemen stratejik dengan manajemen puncak. Pengembang sistem memiliki resiko apabila ia menerima pendapat manajemen sebagai fakta yang tetap . tanggungjawab kesuksesan atau kegagalan sistem baru ada pada pengembang sistem.

Dewan Pengarah

Dewan pengarah mewakili manajemen puncak dan seluruh fungsi utama dalam organisasi. Tanggungjawabnya adalah memfokuskan kebutuhan perusahaan akan informasi sekarang dan masa depan. Dewan pengarah bertanggungjawab terhadap perncanaan dan pengendalian pengembangan sistem perusahaan secara keseluruhan. Orang yang ideal untuk masuk dalam dewan adalah wakil presiden direkturnbidang sitem informasi.

Pembuatan Tujuan dan Batasan-batasan Sistem

Tujuan-tujuan umum meliputi tujuan-tujuan strategis keseluruhan yang berkaitan siklus perencanaan jangka panjang perusahaan. Rincian dari tujuan-tujuan strategis adalah tujuan taktis., ini berkaitan dengan perencanaan taktis dan berjangka waktu satu tahun.

Faktor-faktor penentu kesuksesan adalah karakteristik-karakteristik yang membedakan perusahaann dengan para pesaing dan merupakan kunci untuk mencapai kesuksesan.

Pembuatan Rencana Sistem Strategis

Hasil utama dari dewan pengarah atau orang yang bertanggungjawab atas pengembangan sistem adalah rencana sistem strategis. Rencana ini harus dibuat dalam bentuk dokumen tertulis yang berkaitan dengan sasaran jangka panjang dan jangka pendek.

Identifikasi Proyek Individual untuk Menentukan Prioritas

Penetapan prioritas merupakan hal penting, karena sumber daya keuangan seringkali terbatas. Peringkat prioritas proyek harus dilakukan dengan cara yang sama dengan penganggaran modal. Manfaat sistem seringkali sulit untuk dikuantifikasi, maka seringkali pertimbangan keuangan tidak terpikirkan pada saat memprioritaskan proyek. Tapi, untuk mengkuantifikasi biaya dapat dilaksanakan sebelum pelaksanaan proyek.

Pembuatan Proposal Proyek Sistem

Proposal proyek sistem harus dibuat sebagai anggaran proyek tentatif. Anggaran tidak dapat dibuat sampai tahap analisis sistem dan perancangan awal sistem diselesaikan. Oleh karena itu, proposal proyek harus mencakup biaya pelaksanaan analisis dan perancangan awal sistem. Selain itu proposal juga memuat tujuan-tujuan keseluruhan dan estimasi awal biaya dan manfaat proyek.

Pelaksanaan Proyek Sistem

Proyek pengembangan membutuhkan ahli-ahli dari berbagai bidang. Kebutuhan tersebut tergantung kepada kekhususan proyeknya, tetapi umunya dibutuhkan manajemen, akuntansi, pemrogram komputer, dan berbagai jenis keahlian teknis. Penting dalam sebuah pengembangan proyek untuk memiliki pemimpin yang membuat laporan kepada manajemen tingkat atas.

12.2.LANGKAH-LANGKAH ANALISA SISTEM

Tahap 1 : Survei system berjalan.

Tujuan survei . terdapat empat tujuan survey system.

1. Memperoleh pemahamanmengenai aspek-aspek operasional system.

2. Menetapkan hubungan kerja dengan pemakai system.

3. Mengumpulkan data penting yang bermanfaat dalam pembuatan rancangan system.

4. Mengidentifikasikan masala-masalah spesifik yang membutuhkan perhatian pada saat dilakukan perancangan selanjutnya.

Tim pengembangan system harus memahami cara kerja system dalam rangka membuat perubahan-perubahan. Sangat berbahaya untuk mencoba memodifikasi system berjalan yang tidak di pahami. Pengembangan harus memahami kegiatan sehari-hari karyawan dalam system. Pemahaman ini memungkinkan pengembangan untuk memahami masalah sehingga mengurangi kekuatiran manajemen puncak.

Tujuan penetapan hubungan dengan individu yang bekerja dalam lingkungan system yang sedang di kembangkan sangatlah penting.Kesuksesan atau kegagalan proyek pengembangan akan sangat tergantung pada kualitas hubungan antara tim pengembangan dengan individu-individu yang bekerja dilingkungan system.hubungan yang buruk akan menimbulkan kesalahpahaman dan kegagalan melakukan perancangan .

Pertimbangan Perilaku. Manusia merupakan kunci penting dalam survey system. Kenyataan bahwa pengembangan system mencakup perubahan system berjalan menimbulkan banyak masalah. Tugas pertama analis yang melaksanakan survey adalah menciptakan hubungan kerja yang baik antara tim proyek dengan manajemen.

Beberapa pendekatan dapat membantu mengatasi jurang komunikasi ini :

- Ketahui sebanyak mungkin orang yang terlibat dalam system sesegera mungkin.

- Komunikasikan manfaat system yang di usulkan kepada orang-orang yang terlibat.

- Berikan jaminan, pada tingkat yang mungkin, kepada seluruh orang yang akan kehilangan pekerjaan atau mengalami perubahan tanggungjawab pekerjaan.

- Berikan jaminan bahwa system akan membuat pekerjaan orang-orang yang terlibat dalam system menjadi lebih mudah.

Salah satu hal yang bermanfaat adalah menunjukan kepada individu-individu tersebut bahwa anda akan membantu memperbaiki kinerja pekerjaan mereka.

Pengembangan system harus mengkomunikasikan kepada pemakai bagaimana proyek pengembangan system ini akan memberikan keuntungan terhadap factor-faktor tersebut. Pengembangan system harus jujur dan terbuka terhadap kepada pemakai . ini berarti bahwa pengembangan harus mengkomunikasikan, sesegera mungkin, mengenai lingkup dan tujuan proyek pengembangan kepada individu-individu yang akan dipengaruhi. Jika proyek mengandung masalah dalam pandangan para karyawan, pengembangan harus mencari cara pemecahanh positif atas masalah ini dan meyakinkan bahwa semuanya akan dikerjakan dengan jujur.

Komunikasi pada tahap paling awal juga penting untuk mencegah adanya gossip. Tanggapan alamiah karyawan atas adanya perubahan dalam lingkungan kerja adalah dugaan. Dugaan bias berkembang menjadi gossip,yang sudah tentu bukanlah akurat. Oleh karena itu , komunikasi yang dini dan terbuka akan menciptakan jembatan untuk menyelesaikan pengembangan dengan sukses.

Sumber-sumber untuk Mengumpulkan Fakta. Beragam teknik untuk mengumpulkan fakta-fakta yang berkaitan dengan subsistem informasi yang sedang dikerjakan . Teknik –teknik ini dibahas pada seksi berikutnya dalam bab ini; tetapi, bahwa seluruh sumber-sumber informasi yang tersedia dapat di gunakan .

Analisa Temuan-temuan Survei. Jika survey ini telah selesai , kekuatan dan kelemahan subsistem dalam dianalis. Survey berfokus pada pemahaman hakekat dan operasi system, dan analisa temuan-temuan survey berfokus pada kekuatan dan kelemahan system. Beberapa pertanyaan berikut akan diajukan pada saat mengevaluasi system berjalan :

= Apakah prosedur yang ada diperlukan ?

= Apakah prosedur memuat langkah-langkah yang tidak diperlukan.

= Apakah prosedur efektif dari aspek biaya ?

= Apakah laporan yang ada jelas dan mudah dibaca?

= Apakah dokumen-dokumen sumber dirancang dengan baik?

= Apakaha ada laporan-laporan dihasilkan tetapi tidak dibutuhkan atau digunakan?

= Apa yang menyebabkan terjadinya masalah tertentu?

= Laporan tambahan apa yang bermanafaat bagi manajemen ?

= Apakah dokumentasi system memadai?

Secara keselurah pertanyaan-pertanyaan harus dijawab dalam laporan yang mengikhtisarkan kekuatan dan kelemahan system berjalan. Evaluasi efektivitas kemampuan system untuk mencapai seluruh tujuan yang telah direncanakan harus difokuskan pada “ leher botol” (bottleneck).Bottleneck ini menunjukan kelemahan-kelemahan system yang kemungkinan perbaikannya secara besar-besaran sangatlah kecil.

Tahap 2 : Identifikasi kebutuhan informasi.

Tahap utama yang kedua dalam analisa system adalah identifikasi kebutuhan informasi untuk pembuatan keputusan-keputusan spesifik yang dibuat oleh para manajer berdasarkan masukan informasi. Cara mengidentifikasikan keputusan-keputusan yang dibuat manajer cukup menganggap bahwa cukup menanyakan kepada manajer,keputusan-keputusan apa yang mereka buat. Para manajer seringkali tidak menjawab pertanyaan ini secara spesifik. Salah satu alas an untuk ini adalah bahwa para manajer berfikir dalam kerangka menyelesaikan pekerjaan.

Tahap 3 : Identifikasi kebutuhan system.

Tahap ketiga dalam proyek ini analisa system adalah menspesifikasi kebutuha-kebutuhan system . kebutuhan-kebutuhan itu dapat dispesifikasikan menurut masukan dan keluaran. Kebutuhan masukan untuk subsistem tertentu menyatakan kebutuhan-kebutuhan spesifik yang harus dipenuhi oleh subsistem untuk mecapai tjuannya.

Adapula hal – hal yang harus dipertimbangkan sebagai kebutuhan-kebutuhan keluaran :

> Laporan perkembangan harian.

> Laporan keuangan harian.

> Laporan mengenai unit-unit yang rusak.

> Laporan mengenai masalah-masalah bahan mentah.

Kebutuhan – kebutuhan masukan subsistem selanjutnya akan menspesifikasikan kebutuhan keluaran untuk subsistem lainnya. Dalam kasus ini, kebutuhan-kebutuhan masukan ramalan penjualan akan menjadi kebutuhan keluaran untuk system lain dalam perusahaan.

Tahap 4 : Pembuatan laporan analisa system.

Keluaran akhir proyek analisa system adalah laporan. Laporan ini sangat penting karena seringkali digunakan sebagai dasra pengembilan keputusan manajemen puncak. Selain itu, lapora ini mengorganisasikan dan mendokumentasikan seluruh temuan pada ketiga fase terdahulu dalam proyek analis. Tanpa dokumentasi yang cermat ,banyak informasi yang akan lenyap dalam jangka panjang. Analisis tidak di dokumentasikan dengan cermat pada saat dilaksanakan , maka karena kegiatan perancangan dan implementasi, akan banyak hal yang terlupakan . juga untuk membuat laporan ,seluruh temuan analisis harus diorganisasikan secara cermat dalam kerangka yang konsisten.

Beberapa elemen kunci dari laporan analisis system akan mencakup hal-hal berikut :

*> Ikhtisar lingkup dan tujuan proyek analisis.

*> Hubungan antara proyek dengan seluruh rencana system informasi strategis.

*> Deskripsi dari setiap masalah dalam subsistem tertentu yang diteliti.

*> Ikhtisar keputusan yang dibuat dan kebutuhan-kebutuhan informasi spesifik.

*> Spesifik kebutuhan kinerja system.

*> Anggaran biaya keseluruhan dan kerangka waktu pelaksanaan proyek.

*> Rekomendasi untuk perbaikan system berjalan atau untuk perencanaan system baru.

*> Rekomendasi yang berkaitan dengan modifikasi tujuan-tujuan system yang sedang diteliti.

Laporan analisis system jika sudah selesai ,diberikan kepda wakil presiden direktur bidang system informasi,dewan pengarah system informasi, atau mungkin langsung kepada manajemen puncak. Laporan kemudian ditelaah dan dibahas antara orang-orang yang berkepentingan ,yang menentukan apakah perencanaan awal system akan dilakukan .perencanaan awal system ,jika dilakukan akan memberikan anggaran lengkap untuk perancangan dan implementasi proyek pengembangan.

12.3TEKNIK-TEKNIK PENGUMPULAN FAKTA

Wawancara Pendekatan

Bermanfaat untuk mendekatkan analis dengan para pembuat keputusan dan masalah-masalah yang mereka hadapi dan untuk mengakrabkan pembicaraan dan meningkatkan perhatian para manajer. Wawancara pendekatan juga memungkinkan analis sistem untuk menetapkan hubungan kerja dengan manajer. Tekanannya adalah membina kepercayaan dan membuka hubungan komunikasi, dan bukan pada pengumpulan fakta.

Teknik-teknik Pengumpulan Data untuk Analisis

Teknik	Tujuan
Wawancara pendekatan	Memperoleh pemahaman mendasar mengenai sistem.
Wawancara terstruktur	Kelanjutan wawancara pendekatan secara lebih sistematis.
Kuesioner terbuka (open-ended)	Sama dengan wawancara pendekatan.
Kuesioner tertutup (closed-ended)	Sama dengan wawancara terstruktur.
Penelaahan dokumen Bagan arus Bagan organisasi Manual prosedur Manual operasi Manual referensi Catatan-catatan historis	Memperoleh pemahaman mengenai sistem Berjalan (Peringatan: Kadang-kadang sistem tidak beroperasi seperti yang didokumentasikan. ) seringkali berguna untuk menelaah dokumen sistem sebelum melakukan wawancara dan mendistribusikan kuesioner.
Observasi	Pemahaman terhadap sistem.

Wawancara Terstruktur

Tujuannya adalah untuk menjawab kumpulan pertanyaan tertentu. Seringkali bermanfaat untuk melakukan wawancara lanjutan yang lebih rinci. Setelah menelaah hasil wawancara pendekatan ini, analis harus membuat daftar pertanyaan spesifik, yang jika dijawab, akan membantu memahami penyebab masalah.

Penting untuk membuat membuat catatan tertulis selama dan setelah wawancara. Anggota kunci dari tim analis sistem harus bertemu dan membahas hasil-hasilnya. Pertanyaan tambahan dapat dibuat untuk digunakan dalam wawancara tambahan.

Beberapa hal penting dari wawancara harus dicatat. Pertama, sangat mungkin orang yang diwawancarai tidak bersikap kooperatif. Masalah kedua adalah jawaban para manajer yang bias, jika mereka menganggap analis sistem sebagai pengganggu yang masuk ke lingkungan mereka atau sebagai penghambat posisi pekerjaan mereka. Akhirnya, wawancara mengandung masalah seni mendengarkan. Pewawancara yang efektif akan memberikan kesempatan lebih banyak untuk berbicara kepada orang yang diwawancarainya.

Kuesioner Terbuka

Teknik pengumpulan fakta dimana orang memberikan jawaban tertulis atas pertanyaan yang lebih bersifat umum daripada spesifik. Kuesioner tertulis memiliki beberapa kelebihan dibandingkan wawancara pendekatan. Pertama, manajer memiliki waktu yang lebih banyak untuk memikirkan pertanyaan tertentu sebelum memberikan tanggapan. Kedua, dalam banyak situasi, tidaklah layak untuk melakukan wawancara dengan seluruh karyawan, terutama jika jumlah karyawan, terutama jiika jumlah karyawan sangat banyak. Kuesioner tertulis dapat diisi tanpa nama.

Kuesioner Tertutup

Merupakan teknik yang bermanfaat untuk mengumpulkan jawaban untuk pertanyaan dalam jumlah besar. Kuesioner tersebut sangat efektif dalam banyak situasi, termasuk mengumpulkan informasi mengenai pengendalian intern. Beberapa masalah yang timbul, salah satunya adalah jumlah pertanyaan yang banyak akan membuat jawaban menjadi dangkal. Bahaya yang kedua adalah bahwa karyawan umumnya lebih suka menjawab sedikit pertanyaan. Batasan utama pertanyaan rinci adalah adanya risiko dimana justru pertanyaan yang penting yang terabaikan. Masalah utama akan benar-benar tidak terdeteksi oleh kuesioner karena tidak ada pertanyaan yang berkaitan dengan masalah yang dimaksud.

Penelaahan Dokumen

Dokumen-dokumen penting harus ditelaah sebelum melakukan wawancara. Dokumen-dokumen ini dapat membantu analis untuk memperoleh pemahaman menyeluruh mengenai organisasi. Perlu diingat bahwa sistem umumnya tidak beroperasi dan dijalankan sesuai yang didokumentasikan. Analis tidak pernah mendasarkan pada dokumentasi pada saat menguraikan kinerja atau operasi sistem. Jika dokumen sudah mewakili kebijakan perusahaan berjala, maka pelanggaran atas kebijakan dapat dibuktikan.

Observasi

Observasi operasi actual atas sistem yang dipelajari akan memberikan cara pandang yang tidak dapat diperoleh dengan cara lain. Observasi dapat bermanfaat untuk mengkonfirmasikan informasi yang diperoleh dari kuesioner dan wawancara. Teknik observasi yang bermanfaat adalah melihat transaksi yang akan diproses melalui keseluruhan sistem.

12.4.TEKNIK-TEKNIK UNTUK MENGORGANISASIKAN FAKTA

Analis sistem membutuhkan teknik-teknik formal untuk mengorganisasikan fakta-fakta.

Teknik-teknik pengorganisasian fakta

Teknik	Tujuan
Pengukuran kerja	Mengikhtisarkan sumberdaya yang dibutuhkan untuk berbagai tugas.
Distribusi kerja	Mengikhtisarkan penggunaan jam kerja karyawan untuk pelaksanaan tugas-tugas.
Bagan arus Umum Arus keputusan Arus data logis Sistem rinci	Menggambarkan secara grafis arus dan hubungan dan kebutuhan-kebutuhan proses, dengan focus pada modularitas.
Analisis keputusan	Mengikhtisarkan keputusan dan informasi yang dibutuhkan.
Analisis fungsional	Mengikhtisarkan fungsi dan informasi yang berkaitan.
Fungsi hirarkis
Analisis matriks	Mengiktisarkan data masukan/keluaran yang berkaitan.
Naratif	Ikhtisar tertulis.
Ikhtisar file/laporan

Analisis Pengukuran Kinerja

Aspek penting analisis sistem adalah pengukuran aktivitas-aktivitas kerja. Tujuan pengukuran kinerja adalah menganalisis tugas tertentu dan mengikhtisarkan jumlah masukan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Tujuan utama analisis pengukuran kerja adalah mempelajari dan mengukur efisiensi tugas-tugas pekerjaan tertentu. Analis seringkali menggunakan uji petik statistic dimana sampel acak transaksi diobservasi secara periodic, maka dapat dibuat kesimpulan umum.

Analisis Distribusi Kerja

Perbedaan utama adalah bahwa analisis distribusi kerja berfokus pada tugas-tugas tertentu individu tertentu, sementara analisis pengukuran kinerja berfokus pada satu tugas tertentu. Analisis pengukuran kerja dan analisis distribusi kerja akan menjadi alat bukti yang efektif untuk mempelajari pemanfaatan sumberdaya-sumberdaya perusahaan. Teknik-teknik ini memberikan pemahaman yang mendalam mengenai pekerjaan-pekerjaan dalam sistem yang sedang dipelajari.

Analisis Arus Informasi

Beberapa teknik bermanfaat untuk analisis. Bagan arus dokumen dan analitis dapat bermanfaat untuk memberikan gambaran menyeluruh berkaitan dengan pemrosesan transaksi dalam organisasi. Diagram arus keputusan menekankan pada rantai keputusan yang berkaitan dengan subsistem tertentu dalam perusahaan.

Diagram Arus Data

Diagram arus data logis , atau diagram arus data (DFD). Jenis diagram ini menekankan pada arus logis kejadian-kejadian yang harus muncul dalam sistem tertentu. DFD hanya menggunakan sedikit symbol untuk mengilustrasikan arus data dalam proses-proses yang berhubungan. DFD dibuat secara hirarkis. DFD yang hanya menunjukan entitas-entitas dasar dan arus data dalam sistem disebut diagram konteks.

Symbol kontak berbayang untuk pelanggan dan editor senior merupakan symbol terminator, yang digunakan untuk mengindikasikan sumber dan tempat tiba data dalam sistem yang akan diuraikan. Symbol arus data, yang digunakan untuk mengindikasikan data, adalah arus garis tanda panah. Symbol proses yang digunakan dalam DFD dapat berupa lingkaran, seperti tampak dalam gambar, atau segi empat terbuka, seperti tampak dalam gambar, atau oval, yang menunjukkan penyimpanan data (misalnya file).

Diagram arus data logis berbeda dengan diagram arus keputusan dalam hal focus terhadap langkah-langkah operasional yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau fungsi tertentu. DFD menekankan pada hubungan antara arus data dan pemrosesan.

DFD umumnya tidak memuat rincian mengenai jenis teknologi yang akan digunakan dalam pemrosesan, maupun data rinci yang akan diproses.

Metodologi Warnier –Orr adalah teknik yang didasarkan pada analisis keluaran aplikasi dan pemilahan aplikasi-aplikasi menjadi struktur hirarkis modul-modul untuk melakukan pemrosesan yang diperlukan. Metode ini menggunakan teknik pendiagraman.

Diagram Konteks

ANALISIS FUNGSIONAL

Transaksi-transaksi diuraikan dalam bentuk pelaksanaan fungsi tertentu.Aplikasi yang sangat berguna adalah analisis fungsional hierarchies.

Cara yang sangat bermanfaat untuk mengembangkan pendekatan analisis fungsi hierarchies adalah dengan menambahkannya dengan diagram arus data logis dan bagan arus dokumen.

Diagram fungsi hierarchies yang memuat bagan arus pendukung menunjukkan masukan, keluaran, dan proses yang disebut HIPO (Hierarki, ditambah masukan, proses, keluaran

Secara keseluruhan, HIPO memiliki kelebihan dibandingkan bagan arus sederhana karena menunjukkan sistem informasi dalam bentuk modul2 dan mengaitkan modul-modul tersebut dengan informasi dalam organisasi.Analisis modular terutama bermanfaat dalam memfokuskan rancangan area-area tertentu.

ANALISIS MATRIKS

Terdapat baik sumber maupun penggunaan informasi , sehingga diagram jenis ini kadang-kadang disebut sebagai diagram sumber dan penggunaan informasi.Dalam praktik, analis sistem menggunakan beragam matriks.Sebagai contoh, baik pengukuran kerja maupun analisis distribusi kerja mencakup matriks.Satu masalah penting yang dihadapi perancang sistem adalah spesifikasi tata letak catatan dan struktur file.Diagram masukan/keluaran memberikan referensi yang bermanfaat untuk masalah perancangan ini.Dagram masukan/keluaran memliki kekurangan karena tidak menggambarkan arus informasi.

12.5.ANALISIS SISTEM TERSRUKTUR

Analisis sistem terstruktur merupakan pendekatan analisis sistem yang berawal dengan deskripsi yang sangat umum mengenai sistem tertentu dan kemudian diproses melalui beberapa langkah logis , yang masing-masing dirincikan, dan berakhir dengan kode program computer.

Sistem dokumentasi mencakup beberapa tingkatan dokumentasi.Dimana setiap tingkatan merupakan pemilahan logis/perluasan tingkatan sebelumnya.

DIAGRAM ARUS LOGIS KONTRA BAGAN ARUS

Dalam merancang sistem baru, diagram arus data logis khususnya bermanfaat karena tidak membutuhkan keharusan implementasi fisik tertentu.Diagram ini juga bermanfaat untuk menganalisis sistem berjalan tanpa menghubungkan ke masukan/keluaran fisik dan peralatan peralatan penyimpanan.

BAgan arus dokumen dan analitik adalah alat yang sangat diperlukan.Dokumentasi digunakan untuk perancangan dan analisis.Dalam perancangan sistem baru, diagram arus data logis bermanfaat untuk memisahkan masalah-masalah arus logis dan implementasi fisik.

PERANCANGAN SISTEM KONTRA ANALISIS SISTEM

Perancangan berkaitan dengan penciptaan sistem baru/dimodifikasi sedangkan analisis mencakup evaluasi kritis atas masalah-masalah tertentu/sistem berjalan.Analisis sistem terstruktur harus dipelajari secara simultan dengan perancangan sistem terstruktur.

Gambar Diagram konteks sistem pembelian

Langkah – langkah dalam analisis Sistem Terstruktur

Membuat Diagram Arus Data Logis. System pertama diuraikan secara umum dengan menggunakan diagram arus data logis. Haruslah memungkinkan untuk membuat rincian guna mendukung diagram konteks system pembelian orisinal dengan memperluas subproses dalam gambar dibawah. Ke dalam sub –subproses dengan tingkatan lebih rendah. Prosedur ini harus berlanjut sampai system diuraikan secara memadai.

Membuat kamus data. Langkah selanjutnya adalah membuat kamus data yang berkaitan dengan penyimpanan data yang direferenikan dalam diagram arus data logis. Ini mencakup deskripsi struktur data dan elemen- elemen data. Dalam kasus iini, struktur data berkaitan dengan beberapa kategori; termasuk “Pengidentifikasi-akun” , “informasi-validasi” , “informasi-keuangan” , dan “informasi-pemasok”. Dalam setiap kategori utama, dibuat daftar elemen-elemen data individual. Sebagai contoh, kategori “informasi-keuangan” mencakup unsur-unsur data “saldo-akun” dan “pembelian-terakhir”.

Mendefinisikan metode akses. Juga penting untuk menspesifisikan bagaimana penyimpanan data akan diakses. Ini umunya berkaitan dengan pendefinisian kunci-kunci akses primer dan sekunder.

Mendefinisikan logika proses. Terdapat banyak pendekatan untuk mendokumentasikan logika proses. Ini mencakup beragam jenis pohon keputusan dan diagram-diagram keputusan, dan juga bahasa inggris terstruktur.

Bahasa inggris terstruktur merupakan bahasa khusus untuk menguraikan logika proses yang menggunakan beberapa kata kunci, termasuk IF, THEN, ELSE IF, dan SO. Logika distrukturkan dalam format yang tidak bias dipahami oleh orang-orang yang bukan dari kalangan teknis. Oleh karena itu pendekatan ini memiliki manfaat tambahan yang dapat dibaca dan dimodifikasikan oleh para pemakai system. Aspek lain dari bahasa inggris terstruktur yang sangat bermanfaat adalah kode sumber yang sangat mirip dengan yang terdapat dalam bahasa-bahasa pemrograman terstruktur seperti COBOL, atau FORTRAN V. bahasa inggris terstruktur tidak mencakup provisi atau kondisi-kondisi kekeliruan dan akses file data. Dokumen yang dihasilkan kadang-kadang disebut pseudocode. Kadang –kadang memang diperlukan untuk membuat pseudocode sebagai langkah terakhir sebelum pembuatan kode program.

13. PERANCANGAN SISTEM

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem.

Perancangan sistem dapat dibagi dalam 2 bagian, yaitu :

· Perancangan sistem secara umum / perancangan konseptual, perancangan logikal / perancangan secara makro.

· Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik.

PENGERTIAN PERANCANGAN SISTEM

Verzello / John Reuter III

Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem : Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi : “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk “.

John Burch & Gary Grudnitski

Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

George M. Scott

Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan ; tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.

Dengan demikian Perancangan Sistem dapat diartikan sbb :

Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
Persiapan untuk rancang bangun implementasi
Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-konponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

TUJUAN PERANCANGAN SISTEM

Tahap Perancangan / Desain Sistem mempunyai 2 tujuan utama, yaitu :

Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada desain sistem yang terinci)

PERSONIL YANG TERLIBAT

Analis sistem seharusnya melibatkan beberapa personil, seperti :

Spesialis pengendalian
Personil penjamin kualitas
Spesialis komunikasi data
Pemakai sistem

PERANCANGAN SISTEM SECARA UMUM

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

Analisis sistem dan desain sistem secara umum bergantung satu sama lain. Studi menunjukkan bahwa apa yang dikumpulkan, dianalisis dan dimodelkan selama fase analisis menyediakan dasar bagi desain sistem secara umum untuk dibuat. Fase analisis sistem merupakan investigasi dan berorientasi ke temuan.

Pada fase ini, profesional sistem harus sering membuat fitur yang baru atau berbeda dari model dasar yang dibuat selama analisis sistem.

Kuncinya adalah dapatkan atau tuliskan semua ke dalam kertas tanpa mencoba untuk memperbaiki desain sistem lebih awal. Aturannya adalah : berinteraksi dengan user, periksa dengan anggota tim, periksa dengan teknisi (pemrogram); desain ulang, periksa, periksa dan periksa kembali tetapi jangan coba-coba untuk membangun detail yang lebih rendah atau spec kecil selama fase ini. Semua ini akan dilakukan jika salah satu dari desain sistem secara umum sudah dipilih untuk implementasi.

TIGA KATEGORI DESAIN SISTEM

Global-Based Systems
Group-Based Systems
Local-Based Systems

13.1langkah-langkah dalam perancangan sistem

langkah-langkah dalam perancangan sistem meliputi :
1. Physical System
Physical system berupa bagan alir sistem ( System Flowchart ) ataupun bagan alir dokumen ( Document Flowchart ).
2. Logical Model
Logical Model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data atau ( DFD ). DFD digunakan untuk menggunakan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

Langkah Praktis Perancangan Sistem

Ada beberapa hal yang harus dianalisis sebelum membuat perancangan sistem, yaitu :
1. ruang lingkup atau batasan system
2. apa yang ingin dihasilkan oleh sistem (tujuan sistem/ output)
3. siapa saja yang terlibat di dalamnya, dan sebagainya.

Di bahasan ini, penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram (DFD), Entity/ Relationship Diagram (E/R Diagram), dan Data Normalization. DFD dibagi menjadi tiga strata (tingkatan), yaitu Context Diagram, Zero Diagram, dan Detail Diagram.

Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD)
DFD bukan flowchart. DFD adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan
menggambarkan aliran data dalam sebuah system. DFD menggambarkan semua proses, meskipun proses tersebut terjadi dalam waktu yang berbeda. Proses dalam DFD bisa berjalan secara parallel. DFD sering disebut juga Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.Ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil adan untuk menggarisbawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu “dikembangkan” untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.

Tujuan DFD
1.Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui system
2.Menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data

Manfaat DFD
1.Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
2.DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem.Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
3.DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Simbol DFD
Terminator/Kesatuan luar (External Entity)
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan membeikan input atau menerima output dari sistem (Jogiyanto, 1989).
Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan.

Arus data (data flow)
Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lainnya. Merepresentasikan dengan menggunakan anak panah. Arus data (data flow) di DFD direpresentasikan dengan simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (Process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar

Nama proses ditulis untuk menjelaskan arti dalam aliran tersebut dan ditulis untuk
mengidentifikasi aliran tersebut.
Arus Arus data data dapat dapat berbentuk berbentuk sebagai sebagai berikut berikut : :
• Formulir atau atau dokumen dokumen yang yang digunakan digunakan perusahaan perusahaan
• Laporan tercetak tercetak yang yang dihasilkan dihasilkan sistem sistem
• Output dilayar komputer
• Masukan untuk komputer komputer
• Komunikasi ucapan
• Surat atau memo
• Data yang dibaca atau atau direkam di file
• Suatu isian yang yang dicatat pada buku agenda
• Transmisi data dari suatu komputer ke komputer lain

Proses (process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dan hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dilakukan arus data yang akan keluar dari prises. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :
• Proses harus memiliki input dan output.
• Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses melalui alur data.
• Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan dengan komponen proses.

Simpanan data (data store)
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data di meja seseorang, tabel acuan manual, agenda atau buku. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Peraturan penting dalam DFD
1. Semua objek harus mempunyai nama
2. Aliran data harus diawali dan diakhiri oleh proses
3. Pemberian nomor pada komponen proses
4. Semua aliran data harus mempunyai tanda panah.
5. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat
6. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit
7. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

Langkah membuat/menggambar DFD
Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah :
Identifikasi Entitas Luar, Input dan Output
Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar, input dan ouput yang terlibat di sistem.
Buat Diagram Konteks (diagram context)
Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”
Jadi, yang dibutuhkan adalah :
1. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke system
2. Data apa saja yang diberikannya ke system
3. kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan
4. apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.

Kata “Siapa” di atas dilambangkan dengan kotak persegi (disebut dengan terminator), dan kata “apa” di atas dilambangkan dengan aliran data (disebut dengan data flow), dan kata “sistem” dilambangkan dengan lingkaran (disebut dengan process).

Buat Diagram Level Zero
Tujuan dari diagram nol adalah untuk “memerinci” sebuah sistem menjadi “proses-proses” yang harus dilakukan ‘orang dalam.’ Atau jika dibuat dalam kalimat adalah : “Apa saja proses yang harus dilakukan agar mencapai sistem tersebut ?.”
Jadi, diagram ini adalah kelanjutan dari diagram konteks, yang “memperbanyak lingkaran,” sedangkan untuk (jumlah dan isi) terminator serta (jumlah dan isi) data flow dari dan ke terminator tersebut harus tetap.
Pada diagram ini pula mulai ditampilkan data store (penyimpan data/ file) yang dibutuhkan.

Caranya :
• Tentukan proses utama yang ada pada sistem.
• Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).
• Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
• Hindari perpotongan arus data
• Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

Buat Diagram Level Satu
Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.
Caranya :
• Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.
• Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.
• Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
• Hindari perpotongan arus data.
• Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.

Entity/ Relationship Diagram (Diagram E/R)

Diagram E/R digunakan untuk memperlihatkan hubungan antarfile (data store) yang ada di DFD. Di sini, file (data store) disebut dengan entity (entitas). Bagian dari file, yaitu fields, di sini disebut dengan attributes (atribut-atribut). Berikut lambang-lambangnya

Atribut-atribut ini disesuaikan dengan kebutuhan oleh perancang sistemnya, misalkan, KASIR boleh saja memiliki atribut tempat dan tanggal lahir “TT_Lahir,” tetapi karena atribut itu tidak diperlukan maka tidak perlu dibuat/ ditulis. Tetapi harus dipatuhi bahwa setiap atribut yang ada di entitas adalah memang merupakan atribut (identitas) dari entitasnya. Jadi, jangan masukkan atribut “NM_BRG” di atribut KASIR, karena nama barang bukanlah atribut si KASIR.
Entitas “JUAL” adalah entitas yang merupakan file transaksi, jadi, (atribut-atribut) yang tercantum di sana adalah bagian-bagian transaksi yang harus dicatat. Adapun atribut NOPEG dan KD_BRG adalah atribut dari entitas lain yang menjadi “jembatan” untuk mengambil atribut-atribut dari master file-nya. (Penjelasan ini ada di bagian berikutnya).

Ada kekuatan hubungan di dalam Diagram E/R yang dinamakan dengan derajat kardinalitas (cardinality degree). Ada empat jenis derajat kardinalitas yaitu (1) one to one (dilambangkan dengan 1 : 1), (2) one to many (dilambangkan dengan 1 : M), (3) many to one (dilambangkan dengan M : 1), dan (4) many to many (yang dilambangkan dengan M : M). Untuk menetapkan derajat kardinalitas di atas, ikuti kalimat-kalimat berikut ini :

“Satu KASIR bisa menJUAL satu atau lebih BARANG.” Satu atau lebih = Many.

Selanjutnya, kalimat yang dibalik :

“Satu (kode) BARANG bisa diJUAL oleh satu atau lebih KASIR”

Selanjutnya, pilih yang terbesar dari masing-masing sisi

Proses Ketiga Penderajatan Kardinalitas

Kini kita dapatkan “M” (many) di kedua sisinya yang berarti derajat kardinalitas relasi tersebut adalah “many to many.” Namun, karena dalam matematika, nilai M akan selalu sama dengan M, sedangkan belum tentu kalimat (jika nilai M di atas = 10), “Sepuluh KASIR akan selalu menJUAL sepuluh BARANG,” maka penulisan M di salah satu sisinya diganti dengan N, tetapi pembacaannya tetap many. Jadi, nilai M dan N bisa jadi sama, N).¹dan bisa jadi tidak sama (M = N atau M

Proses Akhir Penderajatan Kardinalitas Diagram E/R

NORMALISASI DATA TINGKAT PERTAMA

Normalisasi data adalah salah satu cara membentuk sebuah file yang efektif dan efisien, sehingga dapat memanfaatkan space memori komputer seoptimal mungkin. Proses normalisasi data juga bertingkat-tingkat, dan di sini hanya akan dibahas mulai tingkat 1 hingga tingkat 3 saja.
Normalisasi data tingkat pertama (First Normal Form/ 1NF) adalah proses penganalisisan setiap atribut yang ada di semua file yang terbentuk hingga Diagram E/R. Penganalisisan ditujukan agar setiap atribut yang dibentuk dapat diolah untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Syarat 1NF adalah “setiap atribut harus bersifat atomik,” artinya, setiap atribut merupakan unsur terkecil dari identitas entitas (tidak perlu dipecah-pecah lagi). Contoh : akan kita periksa atribut “NAMA,” apakah atribut tersebut sudah atomik ?. Misalkan salah satu isi atribut NAMA adalah “Rachmi Hidayat,” jika nama itu selamanya akan digunakan demikian, maka atribut tersebut sudah atomik. Tetapi, jika nama itu suatu saat harus dicetak menjadi “Hidayat, Rachmi,” maka atribut NAMA tersebut belum atomik. Bagaimana mencetak “Rachmi Hidayat” menjadi “Hidayat Rachmi” ?.
Jadi, jika di “negara barat,” biasanya atribut nama dipecah-pecah menjadi first name (FNAME), middle name (MNAME), dan last name (LNAME), karena memang nama mereka sering dibolak-balik.
Periksa juga atribut-atribut lainnya, seperti atribut ALAMAT, perlu tidak dipecah-pecah. Bayangkan saja, jika panjang atribut ALAMAT 100 karakter, kemudian kita diminta mengirim surat, apa jadinya ketika di amplop kita print alamat yang panjangnya 100 karakter ?.

NORMALISASI DATA TINGKAT KEDUA

Normalisasi data tingkat kedua (second normal form/ 2NF) bersyarat : (1) telah memenuhi 1NF, (2) setiap atribut non key harus tergantung secara fungsional dengan atribut key-nya. Apa itu atribut key dan non key ?

Key Field (Kunci Atribut)

Kunci atribut adalah atribut yang dipilih untuk dapat mewakili atribut-atribut lain dalam sebuah record yang membedakan dengan record-record lainnya Misalkan, untuk seorang mahasiswa, apa atribut yang bisa mewakili dirinya yang bisa membedakan dengan mahasiswa lainnya ?.
Jika dipilih nama, banyak nama mahasiswa lain yang sama. Jika dipilih tanggal lahir, kemungkinan akan ada yang sama, dan sebagainya. Bagaimana cara menentukannya ?.

Super Key (Kunci Super)

Kunci super adalah satu atau beberapa kombinasi atribut yang mungkin dapat dipilih menjadi kunci atribut. Misalkan, File “Mahasiswa” memiliki atribut-atribut : NPM, NAMA, KELAS, ALAMAT, dan TGL_LAHIR, maka atribut(-atribut) yang bisa dipilih menjadi kunci atribut adalah :
(1) NPM
(2) NAMA (dengan syarat tidak ada nama mahasiswa yang sama)
(3) NPM + NAMA
(4) NPM + TGL_LAHIR
(5) NPM + NAMA + TGL_LAHIR
(6) Dan seterusnya, berbagai kombinasi yang mungkin

Candidate Key (Kunci Calon)

Kunci calon adalah kunci atribut yang merupakan (kumpulan) kunci atribut yang jumlahnya paling sedikit di kunci super. Kita dapatkan dua buah atribut yang merupakan kunci atribut dengan jumlah atributnya tersedikit (1 atribut), yaitu :
(1) NPM
(2) NAMA (dengan syarat tidak ada nama mahasiswa yang sama)

Primary Key (Kunci Utama), yang sering disebut dengan key field.

Adalah kunci kandidat yang dipilih untuk dijadikan key field. Pemilihan dilakukan dengan mempertimbangkan kemungkinan yang tidak akan pernah sama, maka kunci atribut yang dipilih adalah NPM.

Alternate Key (Kunci Alternatif)

Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak terpilih menjadi primary key, dalam hal ini, NAMA.

Foreign Key (Kunci Tamu)

Adalah kunci utama dari file (master) lain yang digunakan di file (transaksi). Kunci atribut tersebut digunakan sebagai “jembatan” untuk mengambil nilai data dari atribut-atribut lain. Perhatikan Diagram E/R berikut ini (dari kasus sebelumnya) :

Penulisan Kunci Atribut di Diagram E/R

Di master file (entity) KASIR, kunci utamanya : NOPEG (nomor pegawai)
Di master file (entity) BARANG, kunci utamanya : KD_BRG (kode barang)
Di transaction file (relationship) JUAL, kunci utamanya : NO_KWI (nomor kwitansi)
kunci tamunya : NOPEG dan KD_BRG

NOPEG sebagai kunci tamu di JUAL digunakan untuk menganbil nilai data atribut NAMA dan ALAMAT di file KASIR. KD_BRG sebagai kunci tamu di JUAL digunakan untuk mengambil nilai data NM_BRG, HARGA, dan berbagai atribut di file BARANG, sehingga bisa diketahui barang tertentu dijual oleh kasir yang mana.

Kembali ke 2NF, kata “tergantung secara fungsional” menurut pengertiannya adalah (untuk contoh kasus file KASIR yang kunci atributnya NOPEG ) : “jika NOPEG berubah, maka harus pasti orangnya (NAMA, dan ALAMAT si Kasir) berubah pula.” Meski demikian, bisa saja alamatnya tidak berubah karena dua orang kasir tinggal di alamat yang sama, itu tidak masalah.

Kasus di atas sudah memenuhi syarat 2NF. Contoh jika belum memenuhi syarat 2 NF adalah jika pada file BARANG terdapat atribut NAMA (kasir), atau TGL_BYR (tanggal bayar di JUAL), dan berbagi contoh lainnya yang pada satu file terdapat atribut yang tidak semestinya dapat dijadikan atribut file tersebut.

NORMALISASI DATA TINGKAT KETIGA

Normalisasi data tingkat ketiga (third normal form/ 3NF) bersyarat : (1) telah memenuhi 2NF, (2) setiap atribut non key tidak boleh tergantung dengan atribut non key lainnya (tidak boleh terjadi ketergantungan transitif).

C.® C, maka sudah pasti A ® B, dan B ®Contoh transitif : Jika A

Kebetulan, di kasus di atas tidak ada atribut yang bersifat transitif.

Contoh atribut yang bersifat transitif. Jika A = NPM, B = KODE_POS, dan C = KOTA yang misalnya ada di file MAHASISWA, maka file tersebut harus dipecah menjadi, file 1 (MAHASISWA) berisi atribut NPM, dan KODE_POS, dan file 2 (KODEPOS) berisi atribut KODE_POS dan KOTA.

13.2.Pertimbangan – pertimbangan perancangan umum

Tahap – tahap dalam pertimbangan perancangan umum:

1. Perancangan keluaran

Pertimbangan yang paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektifitas biaya . prinsip efektifitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dlam sistem karena investasi dalam sistem informasi sama seperti pengeluaran anggaran modal lainnya.tujuannya adalah memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan sistem tertentu.

2. Perancangan database

Dtabase dalam suatu perusahaan harus dipadukan. Keterpaduan berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsur-unsur data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam perusahaan. Pertimbangan penting lainnya adalah standarisasi, yang berarti seluruh unsur-unsur data dimasukan dalam format standar dan membuat nama jika digunakan lebih dari satu tempat.

3. Pemrosesan data

Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan.

4. Masukan data

Salah satu pertimbangan yang sulit dalam perancangan sistem pemasukan data adalah akurasi.

5. Pengendalian dan pengukuran-pengukuran keamanan

13.3 Teknik-teknik perancangan

Manusia selalu merancang sesuatu untuk mempermudah dalam mencapai tujuan yang mereka inginkan. Karakteristik yang paling mendasar pada manusia adalah membuat fungsi perlatan yang telah ada menjadi lebih luas lagi untuk mencapai hal yang diinginkan. Dan pada saat tujuan itu terhambat akibat peralatan yang ada kurang mendukung, maka perbaikan fungsi peralatan dibuat menjadi lebih baik atau dibuat peralatan yang baru. Atas dasar kompleknya tujuan yang ingin dicapai maka manusia dituntut untuk selalu berkreasi dan terus merancang sesuatu yang baru atau merobah sesuatu yang lama menjadi lebih berfungsi lagi.
Merancang

Merancang adalah serangkaian proses yang dilakukan untuk memecahkan masalah yang dihadapi dengan mengubah suatu yang lama menjadi lebih baik atau membuat sesuatu yang baru. Dalam proses merancang ini tidak ada sesuatu ketentuan yang baku yang harus diikuti oleh setiap perancang. Setiap perancang akan memiliki prosesnya sendiri untuk mencapai tujuan. Namun secara umum proses perancangan dapat dilihat pada diagram alir dibawah ini.

Diagram alir perancangan secara umum

Dari banyak metode perancangan yang dikeluarkan oleh para perancang, maka proses yang selalu ada pada setiap metode perancangan dan bisa dikatakan proses yang umum yang dilakukan yaitu :

Menyelidiki alternatif sistem yang bisa memenuhi spesifikasi yang diinginkan

Menformulasikan model matematika dari konsep sistem yang terbaik

Menjelaskan spesifikasi komponen untuk membuat komponen subsistem

Memilih material yang akan digunakan dalam pembuatan komponen.

Teknik-teknik perancangan

1. Perancangan formulir

2. Perancangan database

3. Paket-paket perancangan sistem

4. Pemilihan perangkat lunak dan perangkat keras

Bagan Arus (FlowChart)
Merupakan alat yang digunakan untuk :
a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.
b.      Mendesain sistem baru
c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
1.      Dokumen flowchart
2.      Sistem / proses flowchart
Bagan Arus Dokumen
Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan
Bagan Arus Sistem
Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan :
-  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
-  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
-  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.
Bagan Arus Program
Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program.
Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.
Data Flow Diagram (DFD)
Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
Elemen dalam suatu DFD :
a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.
Bagan IPO dan HIPO
- Bagan IPO
Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu   sistem secara utuh.
- Bagan HIPO
Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

14. Implementasi Operasi ,dan Pengendalian Sistem

Tiga langkah utama dalam implementasi sistem:
(1) membuat rencana dan pengendalian
(2) melaksanakan kegiatan sesuai rencana
(3) menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem baru. Terakhir, sistem yang diimplementasikan harus ditelaah dan dikendalikan

Pembuatan rencana dan pengendalian untuk implementasi
Manajemen proyek mrupakan konsep kunci dalam implementasi sistem.
(1) pemilahan proyek menjadi beberapa tahap
(2) anggaran spesifik untuk setiap tahap
(3) kerangka waktu spesifik untuk setiap proyek.

è Pengendalian Keuangan Dalam Sistem Informasi

Ada perbedaan terpenting adalah bahwa produk informasi seringkasli sulit diukur dan dievaluasi.

Sistem pembebanan kembali digunakan untuk menagih atau mengalokasikan biaya-biaya kepada para pemakai dalam organisasi.

Pandangan umum dalam sistem informasi adalah bahwa ada layanan pendukung dan para pemakai tidak dibebankan untuk itu atau para pemakai hanya harus menerima "awarness alocations".

Mekanisme pengendalian tersebut harus eksplisit, seperti aturan-aturan operasi dengan jenis-jenis sebagai berikut :

Seluruh pekerjaan dengan > 1000 catatan harus dijalankan setelah jam 3 sore

Seluruh pekerjaan yang membutuhkan 3 atau lebih pita harus dijalankan pada hari sabtu

Seluruh pekerjaan yang membutuhkan 600K atau lebih harus dijelaskan oleh penyelia operasi

Sistem pembebanan kembali adalah mekanisme yang digunakan untuk mengalokasikan biaya-biaya kepada pemakai dalam organisasi dalam kerangka keseluruhan sistem akuntansi pertanggungjawaban.

Sistem pembebanan kembali ini dapat menerapkan salah satu dari dua bentuk umum. Yang tercanggih adalah penentuan tarif ditetapkan terlebih dahulu atau beban (harga) untuk layanan umit (seperti menit waktu komputer) dan penagihan atau pembebanan pemakai atas pemanfaatan aktual dengan menggunakan tarif ditetapkan terlebih dahulu tersebut.

Harga Transfer

sistem harga transfer digunakan untuk menghasilkan harga produk dan jasa yang diproduksi secara intern yang diperjualbelikan di antara pusat-pusat biaya dalam organisasi. Situasi ideal dalam teori harga transfer muncu jika seluruh pusat laba sangat independen dan benar-benar otonom dalam hal pengambilan keputusan.

Sistem Pemulihan Biaya
Dalam sistem pemulihan biaya, sistem informasi beroperasi sebagai pusat laba dan menetapkan tarif dengan tujuan pembebanan biayanya kepada para pemakai, bukan untuk tujuan memaksimumkan biayanya sendiri. Meskipun terdapat banyak pendekatan untuk menetapkan tarif berdasar-biaya pendekatan umum adalah dengan memasukkan anggaran pengeluaran sistem informasi ke dalam anggaran pusat biaya.
Lamgkah pertama adalah dengan merealokasikan administrasi sistem informasi dalam anggaran pusat biaya ke kategori-kategori yang dapat dibebankan lainnya. Langkah selanjutnya adalah mengalokasikan angka-angka biaya yang telah direvisi ke setiap pusat biaya sistem informasi untuk aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan dalam setiap pusat biaya. Langkah terakhir adalah mengkalkulasikan tarif pembebanan dengan membagi biaya di anggarkan untuk setiap aktivitas dengan anggaran dan standar pemanfaatan yang diukur melalui beberapa unsur seperti "jumlah baris dicetak", "jumlah menit digunakan", dan seterusnya.
Salah satu perbedaan adalah bahwa alokasi biaya yang digunakan untuk membuat tarif ditetapkan terlebih dahulu biasanya mencakup aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan secara lebih rinci dalam setiap pusat biaya dibandingkan yang akan digunakan jika biaya-biaya hanya akan dialokasikan setelah terjadi.
Terdapat banyak variasi dalam sistem pembebanan kembali dalam pemulihan biaya. Salah satu variasi yang signifikan adalah memisahkan biaya operasi berjalan dari biaya-biaya pengembangan sistem baru dan pembuatan tarif terpisah untuk setiapjenis layanan. Variasi lain yang signifikan adalah dengan mengembangkan tarif fleksibel. Pembebanan seluruh unit atau unit-unit terpilih dipilah lebih lanjut ke dalam kelompok-kelompok prioritas dan setiap kelompok dibebankan faktor prioritas untuk merefleksikan nilai relatifnya sebagai pemakai.

è Pengendalian atas sumber daya non keuangan dalam system informasi

    Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem. Statistik pemanfaatan sangatlah penting, karena dapat mengindikasikan adanya leher botol ataupun kebutuhan perluasan sistem. Downtime merupakan persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan. Faktor nonkuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalah kinerja perangkat lunak.
Auditing Atas Sistem Informasi
    Pendekatan umun yang di ikuti auditor adalah pertama, mendapatkan deskripsi mengenai sistem pengendalian intern, umumnya dengan menggunakan kuesioner pengendalian intern. Selama proses, auditor memasukkan tingkat dimana perusahaan secara aktual menerapkan pengendalian intern seperti yang di dokumentasikan dalam evaluasi pengendalian intern. Terakhir, auditor melakukan pengujian transaksi-transaksi spesifik yang berjalan dalam sistem.
Pemeliharaan dan Modifikasi Sistem
    Salah satu alasan untuk melakukan perubahan adalah karena tidaklah mungkin untuk mengatasi seluruh kontinjensi selama tahap perancangan. Bugs adalah kesalahan pemrograman komputer yang tidak dapat dideteksi sampai sistem benar-benar memulai operasi. Seluruh modifikasi sistem harus didokumentasikan secara seksama. Dokumentasi harus mencakup alasan-alasan perubahan, perubahan-perubahan sebenarnya yang dilakukan, dan orang yang mengesahkan perubahan.

14.1 Implementasi Sistem

PEMBUATAN RENCANA DAN PENGENDALIAN UNTUK IMPLEMENTASI
Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi sitem.Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik.Rencana-rencana ini harus berkaitan dengan 3 komponen utama :
1.Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap
2.Anggaran spesifik untuk setiap tahap
3.Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek
Terdapat beberapa perbedaan teknik-teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian.
1.BAGAN GANTT
Menggambarkan secara grafis kegiatan utama proyek implementasi system hipotesis
2.DIAGRAM JARINGAN
Menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan
3.GARIS EDAR(JALUR KRITIS)
Merupakan daftar kegiatan yang kritis dalam proyek yang berarti jiuka salah satu dari.Kegiatan ditunda maka seluruh proyek akan tertunda.

14.2 Pengendalian Keuangan dalam Sistem Informasi
Berkaitan dengan posisi system informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan system informasi sebagai pendukung , pusat biaya , atau pusat laba dalam system akuntansi pertanggungjawaban perusahaan .
• ANGGARAN SISTEM INFORMASI
Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku menyatakan sebagai pengurangan biaya , meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya system informasi . Terdapat berbagai alas an , mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama . Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan . Kedua , dalam persepktif lainnya biaya besar lainnya biaya system informasi tidak besar . Ketiga , berkaitan dengan biaya yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek . Terakhir , system informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan menejerial.
• HAKEKAT BIAYA-BIAYA SISTEM INFORMASI
Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan , biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan . Jika aplikasi di kembangkan , secara in-house , biaya-biaya utama yang dibutuhkan , total biaya pengembangan dapat dimasukan dalamtotal biaya pengoperasian system informasi .
• PENGENDALIAN PEROLEHAN DAN ASURANSI
Pengendalian keuangan dalam system informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntunkan , untuk membiayai perolehan peralatan dan juga mendapatkan asuransi untuk mengendaliakn kemungkinan kerugian . metode umum untuk membiayai perangkat keras system mainframe , adalah menyewanya dari pemasok .

14.3 Pengendalian atas Sumber Daya Non Keuangan dalam Sistem Informasi

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA
Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:
•Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
•Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
•Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
•Penggunaan log dan register
•Review oleh pihak independent
PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN
Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).
PENGENDALIAN APLIKASI
Meliputi:
•Pengendalian otorisasi,
•Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
•Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
•Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.
Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai, merupakan beberapa tugas yang dilakukan pada sistem informasi keuangan. Seperti sudah dijelaskan sebelumnya diatas dalam hal merancang suatu sistem tentunya dibutuhkan dana yang cukup besar. Dengan mendokumetasikan setiap langkah perancangan sistem tentunya dapat dibuat suatu pertanggungjawaban yang relevan dalam pelaporan kepada team keuangan. Untuk itu pengendendalian yang terkait dalam sistem keuangan dapat dilihat seperti dibawah ini:
• Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
• Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi
• semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
• semua data input akurat dan lengkap
• semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik
• semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal
• semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat
Akuntan harus memahami berikut ini :
1. Bagaimana transaksi diawali
2. Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
3. Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui
4. Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi
5. Bagaimana informasi dilaporkan
• Hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak audit (audit trail).
• Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan akhirnya pada laporan keuangan.

ASSALAMUALAIKUM WR.WB.......

TUGAS KE-4

Jumat, 11 Januari 2013

PERSONIL YANG TERLIBAT

0 komentar:

Posting Komentar

Followers

Blog Archive

About Me