Lanjutan Minggu Ke III

3.3 Perancangan Sistem Tata Buku Berpasangan
- Suatu sistem akuntansi harus sesuai untuk organisasi tertentu.
- Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :
- Sifat dan tujuan organisasi
- Karakteristik struktural dan fungsional
- Tata letak fisik, produk dan jasa
- Orang yang mengoperasikan sistem
- Langkah dalam merancang sistem akuntansi :
- Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan
keuangan terkait.
- Mereview karyawan operasional dan manajemen.
- Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
- Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang
dibutuhkan untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.
- Model dasar akuntansi berpasangan hanya berisi 3 rekening : aktiva, utang dan modal.
Perkembangan Akuntansi dari Sistem Pembukuan Berpasangan Pada awalnya, pencatatan transaksi perdagangan dilakukan dengan cara sederhana, yaitu dicatat pada batu, kulit kayu, dan sebagainya. Catatan tertua yang berhasil ditemukan sampai saat ini masih tersimpan, yaitu berasal dari Babilonia pada 3600 sebelum masehi. Penemuan yang sama juga diperoleh di Mesir dan Yonani kuno. Pencatatan itu belum dilakukan secara sistematis dan sering tidak lengkap. Pencatatan yang lebih lengkap dikembangkan di Italia setelah dikenal angka- angka desimal arab dan semakin berkembangnya dunia usaha pada waktu itu. Perkembangan akuntansi terjadi bersamaan dengan ditemukannya sistem pembukuan berpasangan (double entry system) oleh pedagang- pedagang Venesia yang merupakan kota dagang yang terkenal di Italia pada masa itu. Dengan dikenalnya sistem pembukuan berpasangan tersebut, pada tahun 1494 telah diterbitkan sebuah buku tentang pelajaran penbukuan berpasangan yang ditulis oleh seorang pemuka agama dan ahli matematika bernama Luca Paciolo dengan judul Summa de Arithmatica, Geometrica, Proportioni et Proportionalita yang berisi tentang palajaran ilmu pasti. Namun, di dalam buku itu terdapat beberapa bagian yang berisi palajaran pembukuan untuk para pengusaha. Bagian yang berisi pelajaranpe mbukuan itu berjudul Tractatus de Computis et Scriptorio. Buku tersebut kemudian tersebar di Eropa Barat dan selanjutnya dikembangkan oleh para pengarang berikutnya. Sistem pembukuan berpasangan tersebut selanjutnya berkembang dengan sistemyang menyebut asal negaranya, misalnya sistem Belanda, sistem Inggris, dan sistem Amerika Serikat.
Sistem Belanda atau tata buku disebut juga sistem Kontinental. Sistem Inggris dan Amerika Serikat disebut Sistem Anglo- Saxon2. Perkembangan Akuntansi dari Sistem Kontinental ke Anglo- Saxon Pada abad pertengahan, pusat perdagangan pindah dari Venesia ke Eropa Barat. Eropa Barat, terutama Inggris menjadi pusat perdagangan pada masa revolusi industri. Pada waktu itu pula akuntansi mulai berkembang dengan pesat. Pada akhir abad ke-19, sistem pembukuan berpasangan berkembang di Amerika Serikat yang disebut accounting (akuntansi). Sejalan dengan perkembangan teknologi di negara itu, sekitar pertengahan abad ke-20 telah dipergunakan komputer untuk pengolahan data akuntansi sehingga praktik pembukuan berpasangan dapat diselesaikan dengan lebih baik dan efisien. Pada Zaman penjajahan Belanda, perusahaan- perusahaan di Indonesia menggunakan tata buku. Akuntansi tidak sama dengan tata buku walaupun asalnya sama-sama dari pembukuan berpasangan. Akuntansi sangat luas ruang lingkupnya, diantaranya teknik pembukuan. Setelah tahun 1960, akuntansi cara Amerika (Anglo- Saxon) mulai diperkenalkan di Indonesia. Jadi, sistem pembukuan yang dipakai di Indonesia berubah dari sistem Eropa (Kontinental) ke sistem Amerika (Anglo- Saxon).

3.4 Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan Transaksi      
Istilah pemrosesan transaksi mewakili berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan, proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.

Arus transaksi
contoh Arus transaksi perusahaan manufactur
Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.
Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan.
Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.

Perusahaan Manufaktur Perusahaan Dagang
- Pendapatan Pendapatan
- Pengeluaran pengeluaran
- Produksi Manajemen Sumberdaya
- Keuangan laporan keuangan

Dari pengklasifikasian tersebut nantinya dapat dengan mudah dibuat suatu bagan rekening.

Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnia
Siklus Pengeluaran Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Siklus Produksi Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa. Siklus Keuangan Kejadian-kejadian yang berkaitan denga perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas. Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem-sistem aplikasi. Sistem aplikasi memproses transaksi-transaksi yang berkaitan secara logis. Siklus pendapatan perusahaan umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi entri pesanan pelanggan, penagihan, piutang dagang, dan pelaporan penjualan. Siklus pengeluaran umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi pemilihan dan permohonan pemasok, pembelian, hutang dagang, dan penggajian. Siklus produksi mencakup sistem-sistem alikasi yang meliputi pengendalian dan pelaporan produksi, akuntansi biaya produksi, pengendalian persediaan, dan akuntansi kekayaan. Siklus keuangan perusahaan mencakup sistem aplikasi yang berkaitan dengan pengendalian dan manjemen kas, manajemen hutang, dan administrasi pensiun karyawan. Sistem informasi akuntansi dirancang dan diimplementasikan bukan hanya untuk memproduksi saldo buku besar dari laporan keuangan yang disajikan, tetapi juga menghasilkan beragam informasi manajemen dan operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi

Komponen-komponen sistem pemrosesan transaksi
- Masukan
Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
- Pemrosesan
Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan register untuk memberikan catatan masukan yang permanen dan kronologis.
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.
- Penyimpanan
Ledger dan berkas menyediakan penyimpanan data baik secara manual maupun terkomputerisasi.
Ledger menyediakan ringkasan dari transaksi akuntansi keuangan perusahaan.
 Berkas adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.
- Keluaran
Yaitu dokumen apapaun yang dihasilkan oleh sistem, contoh : Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional.

Perancangan sistem tata buku berpasangan
- Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :
Sifat dan tujuan organisasi
Karakteristik struktural dan fungsional
Tata letak fisik, produk dan jasa
Orang yang mengoperasikan sistem
- Langkah dalam merancang sistem akuntansi :
Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
Mereview karyawan operasional dan manajemen.
Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.

Sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi
• Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

• Tujuan pengkodean :
- Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik
- Meringkas data
- Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
- Menyampaikan makna tertentu
 
• Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :
- Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)
- Kode Angka Blok (block numerical code)
- Kode Angka Kelompok (group numerical code)
- Kode Angka Desimal (decimal code)
- Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an     alphabetic reference)

Perancangan Formulir dan Pertimbangan-pertimbangan penyimpanan catatan.

Pertimbangan-pertimbangan dalam perancangan formulir dan penyimpanan pencatatan..
Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

Tujuan pengkodean :

- Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik

- Meringkas data

- Mengklasifikasikan rekening atau transaksi

- Menyampaikan makna tertentu

Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

-Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)

-Kode Angka Blok (block numerical code)

-Kode Angka Kelompok (group numerical code)

-Kode Angka Desimal (decimal code)

-Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference) .

3.5 Perancangan Formulir Dan Pertimbangan-Pertimbangan Penyimpanan Catatan
PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN PERANCANGAN UMUM

o  Perancangan Keluaran
Pertimbangan pertama dan paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektivitas biaya. Prinsipnya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam system karena investasi dalam system informasi seperti pengeluaran anggaran modal lainnya, harus dievaluasi dengan dasar biaya atau  manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan system tertentu.
o  Perancangan Database
Arti pentingnya adalah bahwa database perusahaan harus dipadukan. Keterpaduan (intregasi) berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsur-unsur data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam lebih dari satu tempat dalam perusahaan.

Pertimbangan-Pertimbangan Perancangan untuk Elemen Sistem

Keluaran (laporan atau dokumen)	Efektivitas biaya Relevansi Kejelasan Ketepatwaktuan
Database	Efektivitas Biaya Keterpaduan Standarisasi Fleksibilitas Keamanan Akurasi Efisiensi Organisasi
Pemrosesan Data	Efektivitas biaya Keseragaman Keterpaduan Akurasi
Maukkan Data	Efektivitas biaya Akurasi Keseragaman Keterpaduan
Pengendalian dan pengukuran keamanan	Efektivitas biaya Kelengkapan Kecocokan

Pertimbangan penting lainnya dalam perancangan database adalah standarisasi, yang berarti bahwa selurug ynsur-unsur data dimasukkan dalam format standard dan membuat nama jika digunakan untuk lebih dari satu tempat.
PEMROSESAN DATA
Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data berkitan dengan masalah keseragman dan keterpaduan. Dapat dipastikan bahwa seluruh system pemrosesan dan perusahaan berjalan sesuai dengan rencana-rencana umum.
MASUKKAN DATA
Salah satu pertimbangan yang sulit dalam perancangan system masukkan data adalah akurasi. Penggunaan dokumen-dokumen sumber yang dirancang secara baik akan mendorong karyawan untuk mencatat data secara akurat tanpa penghilangan-penghilangan



PENGENDALIAN DAN PENGUKURAN-PENGUKURAN KEAMANAN
Mengimpleentasikan pengendlian-pengendalian yang memadai seringkali terabaikan. Pengendalian yang komprehensif dan tepat harus ditetapkan untuk setiap tahap dalam proses perancangan system.
TEKHNIK-TEKHNIK PERANCANGAN
Perancangan system merupakan aktivitas kreatif.  Jarang terjadi dua tim perancangan akan menghasilkan penyelesaian masalah yang sama untuk masalah tertentu. Oleh karena itu, perancangan system dapat dipandang sebagai seni, meskipun telah dikembangkan teknik-teknik baku.
Langkah-langkah Perancangan SistemDapat disebut sebagai formulasi cetak biru sistem yang lengkap, bersifat umum ke khusus.
Evaluasi Alternatif-alternatif Rancangan
Aspek yang sangat penting dalam perancangan sistem adalah perhitungan dan pertimbangan berbagai alternatif-alternatif utama rancangan.

Perhitungan Alternatif-alternatif Rancangan
Ada 2 pendekatan umum:
Pertama adalah merancang sistem benar-benar dari awal
Kedua adalah perancangan memilih dan merekomendasikan sistem prabuat (yang telah dirancang)
Dalam memodifikasi sistem berjalan terdapat beberapa dasar yang dapat diambil, yaitu :
Pertama adalah dengan memodifikasi data yang dikumpulkan dan laporan yang dihasilkan.
Kedua untuk merancang ulang sistem berjalan mencakup mengorganisasi ulang tanggung jawab kerja.
Terakhir beberapa alternatif perancangan dapat diaplikasikan baik untuk sistem baru atau untuk memodifikasi sistem berjalan.

Pertimbangan Perancangan	Alternatif-alternatif Umum dalam Perancangan
Perorsesan data	Manual kontra terotomatis ; batch versus online ; mikrokomputer versus mainframe.
Jaringan komputer	Sentralisasi versus desentralisasi
Organisasi file	Random (acak) versus sekuensial (berurutan)
Metode akses data	Langsung versus sekuensial
Frekuensi pemutakhiran	Harian kontra bulanan
Media penyimpanan	Disk kontra pita
Pendekatan masukan	Batch kontra online
Pendekatan pemrosesan	Batch kontra online
Media masukan	MICR kontra OCR
Media keluaran	Monitor kontra hasil cetak
Frekuensi laporan	Harian kontra mingguan
Dasar pembuatan laporan	Permintaan kontra pelaporan periodik

Penjelasan Alternatif
Jika daftar alternatif-alternatif utama telah dibuat, setiap alternatif harus didokumentasikan dan dijelaskan (diuraikan).

Mengevaluasi Alternatif-alternatif
Jika setiap alternatif telah disusun dan didokumentasikan dengan seksama, akan memudahkan untuk membandingkan alternatif-alternatif tersebut.

Pembuatan Spesifikasi-spesifikasi RancanganAturan utama dalam pembuatan spesifikasi-spesifikasi perancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja mundur (backward) dari keluaran ke masukan.
Perancangan formulir
Proses perancangan formulir-formulir khusus disebut perancangan formulir.
Lembar analisis formulir. Lembaran ini mengikhtisarkan seluruh masalah yang relevan dengan order pembelian.
Diagram hierarki Data. Fokus dari diagram hierarki data adalah pada elemen data dan hubungan hierarkis antara elemen satu dengan yang lainnya.
Bagan tata letak formulir. Bagan ini mencakup penggunaan kisi-kisi dimana setiap unsure dalam kisi-kisi berhubungan dengan lokasi tertentu .
Perancangan Database
Ada beberapa teknik yang bermanfaat dalam perancangan database, yaitu: diagram struktur data menunjukan hubungan antara berbagai jenis catatan. Diagram tata letak catatan .
Lembar analisi file memberikan kepada perancang sistem seluruh informasi yang berkaitan dengan dengan isi file tertentu.
Paket-paket perancangan sistem
Beberapa metodologi perancangan pra-paket tersedia untuk membantu siklus pengembangan sistem.
CASE merupakan tekhnologi perangkat lunak computer yang mendukung bidang rekayasa terotomasi untuk pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak. Sistem-sistem perancangan pra paket memiliki keunggulan dalam membantu perancang untuk menstrukturkan masalah tertentu.
Pemilihan perangkat lunak dan perangkat keras
Paket-paket persangkat lunak yang dibeli memiliki beberapa  keunggulan:
Lebih murah. Biaya pengembangan menjadi tanggungan pembeli dan bukan pembuat.
Sudah siap paket. Jika beberapa organisasi lain talah menggunakan paket untuk beberapa bulan, sangat masuk akal untuk mengasumsikan bahwa paket tersebut telah siap pakai.
Perusahaan dapat mencoba produk sebelum melakukan investasi uang bernilai besar.
Kekurangan utama paket-paket perangkat lunak siap pakai. Paket perangkat lunak yang dikhususkan memang diperuntukan pada pemakai tertentu, misalnya toko-toko eceran atau kantor akuntan public.
Setelah mengumpulkan beberapa paket perangkat lunak yang tersedia, maka giliran waktunya untuk mempertimbangkan pemilihan perangkat keras.
Satu hal terakhir mengenai pembelian setiap perangkat keras atau perangkat lunak computer adalah merupakan kesalahan jika pembelian dipengaruhi anggapan bahwa  harga akan turun atau versi baru akan muncul dalam waktu segera.