Minggu Ke IV

4. Pemrosesan Transaksi Dan Struktur Pengendalian Intern.
Perlunya Pengendalian
Pengendalian dan Eksposur
Eksposur mencakup potensi dampak financial akibat suatu kejadian dikalikan dengan probabilitas terjadinya kejadian tersebut. Eksposur adalah risiko dikalikan konsekuensi financial atas risiko tersebut.

Eksposur Umum
1. Biaya yang terlalu tinggi
Harga yang dibayarkan untuk pembelian barang yang digunakan dalam organisasi bisa saja terlalu mahal. Cek bisa saja dibayarkan kepada karyawan yang tidak bekerja dengan efektif dan efisien.
2. Pendapatan yang Cacat
Biaya terutang tidak tertagih dari penjualan kredit terlalu banyak. Barang dagangan telah dikirim ke pelanggan tetapi tidak tercatat sehingga tidak ditagih.
3. Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva
Aktiva dapat hilang sebagai akibat pencurian, tindakan kekerasan, atau bencana alam. Kas, baha baku, atau peralatan dapat rusak atau salah penempatan.
4. Akuntansi yang Tidak Akurat
Kebijakan dan prosedur akuntansi dapat salah, tidak tepat, atau secara signifikan berbeda dari yang diterima umum. Kesalahan ini dapat mencakup kesalahan penilaian transaksi, kesalahan waktu pencatatan, atau kesalahan klasifikasi transaksi.
5. Interupsi Bisnis
Interupsi bisnis mencakup penghentian sementara suatu operasi bisnis, penghentian permanen atas operasi suatu bisnis, atau penutupan suatu usaha.
6. Sanksi Hukum
Penghentian kegiatan bisnis bisa saja terjadi sebagai hukuman dari lembaga pemerintah jika perusahaan melakukan perbuatan yang melanggar hukum.

7. Ketidakmampuan untuk bersaing
Ketidakmampuan ini dapat terjadi sebagai akibat kombinasi berbagai eksposur yang telah dibahas sebelumnya dan bia juga sebagai akibat ketidakefektifan keputusan manajemen.
8. Kecurangan dan Pencurian
Kecurangan dan pencurian dapat dilakukan oleh pihak eksternal di luar perusahaan ataupun pihak internal di dalam perusahaan. Biaya yang terlalu tinggi, pendapatan yang cacat, kehilangan aktiva, ketidakakuratan catatan akuntansi, interupsi bisnis,sanksi hukum, dan ketidakmampuan untuk bersaing, semuanya bisa saja merupakan dampak dari kecurangan dan pencurian.

Kecurangan dan Kejahatan Kerah Putih
Kejahatan kerah putih menggambarkan serangkaian aktivitas illegal yang terjadi sebagai bagian dari pekerjaan pelaku kejahatan. Kejahatan kerah putih terjadi pada saat kekayaan perusahaan digunakan menyimpang dari manfaat aktiva yang sesungguhnya.
Ada 3 bentuk kejahatan kerah putih :
1. Kecurangan manajemen
Meliputi penyalahgunaan atau kesalahan interpretasi terhadap aset baik oleh karyawan atau pihak ketiga di luar perusahaan, atau keduanya.
2. Pelaporan keuangan yang menyesatkan
Tindakan sengaja atau tidak sengaja, sebagai akibat niat hati atau kekhilafan, yang menyebabkan informasi dalam laporan keuangan secara material mengganggu pengambil keputusan.
3. Kejahatan korporat
Merupakan kejahatan kerah putih yang menguntungkan suatu perusahaan atau organisasi, dan bukan hanya menguntungkan individu tertentu yang melakukan kecurangan.

Pemrosesan Komputer dan Eksposur
Banyak aspek dari pemrosesan komputer yang cenderung meningkatkan eksposur organisasi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Pemrosesan data secara mekanis, penyimpanan data secara mekanis, dan kompleksitas pemrosesan merupakan aspek pemrosesan komputer yang dapat meningkatkan risiko atau potensi kerugian akibat eksposur yang dihadapi organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer digunakan di perusahaan ataupun tidak.

Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi
Pengendalian berguna untuk mengurangi eksposur. Analisis eksposur dalam suatu organisasi sering berhubungan dengan konsep siklus transaksi. Sekalipun tidak ada dua organisasi yang benar-benar sama, pada umumnya organisasi menghadapi kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian tersebut menghasilkan transaksi yang dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis, yaitu :
1. Siklus pendapatan : Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yang terkait dengan distribusi barang dan jasa tersebut.
2. Siklus pengeluaran : Kejadian yang terkait dengan akuisisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akuisisi tersebut.
3. Siklus produksi : Kejadian yang terkait dengan transformasi bahan baku menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan : Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan modal, termasuk kas.

Komponen Proses Pengendalian Internal
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen : lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.

Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.
Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :
1. Nilai-nilai integritas dan etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Filosofi manajemen dan gaya operasi
4. Struktur organisasi
5. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
6. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
7. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur

Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan.

Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.
Tujuan pengendalian :
1. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.
2. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
3. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
4. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.
5. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.

Informasi dan Komunikasi
Merupakan komponen pengendalian internal yang keempat. Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.

Komunikasi
Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain.
Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.

Pengawasan
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :
1. Sistem informasi organisasi
2. Struktur pengendalian internal organisasi
3. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana
4. Kualitas kinerja personel organisasi

Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.

Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
2. Prosedur operasi secara umum
3. Karakteristik pengendalian peralatan
4. Pengendalian akses data dan peralatan
Pengendalian Aplikasi
Dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
1. Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.
2. Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
3. Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat.

Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian dikelompokkan berdasarkan sifat :
1. Pengendalian preventif berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.
2. Pengendalian detektif berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan yang telah terjadi.
3. Pengendalian korektif berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi


4.1. Kebutuhan Akan Pengendalian  
Pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi eksposur terhadap resiko. Eksposur tidak semata-mata terjadi akibat kurangnya pengendalian. Pengendalian berguna mengurangi eksposur, tetapi pengendalian tidak dapat memengaruhi penyebab terjadinya eksposur. Beberapa bentuk eksposur umum : Biaya yang Terlalu Tinggi Pendapatan yang Cacat Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva Akuntansi yang Tidak Akurat Interupsi Bisnis Sanksi Hukum Ketidakmampuan untuk Bersaing Kecurangan dan Pencurian
Elemen – elemen Struktur Pengendalian Intern
Lingkungan pengendalian Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Penaksiran resiko Adalah identifikasi entitas, dan analisi terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola. Aktivitas pengendalian Adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Informasi dan komunikasi Adalah pengidentifikasian, pengungkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Pemantauan Adalah proses yang menetukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.
Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Praktik manajemen yang sehat, meliputi perencanaan, penganggaran, pemilihan karyawan dan supervisi terhadap karyawan. Pengendalian operasional, pengendalian yang menekankan pada aspek teknis,sehingga dilimpahkan kepada manajer operasional. Pengendalian organisasional, dirancang untuk memberikan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk tiap bagian perusahaan. Pengendalian dokumentasi, memastikan bahwa semua komponen sistem informasi didokumentasi dengan jelas. Dokumentasi akan memudahkan karyawan memahami kebijakan yg ditetapkan, memahami hubungan antar bagian,menjamin bahwa semua prosedur Pengendalian otorisasi, memastikan bahwa transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi manajemen baik umummaupun khusus. Pengendalian aktiva, memastikan bahwa aktiva dicatat dan dilaporkan dengan benar. Pengamanan aktiva, untuk menjaga keaman aktiva, seperti pengamanan akses dan penggunaan, pengamanan dari kecurian dan kecerobohan
Etika dan Struktur Pengendalian
Banyak pihak berpendapat bahwa setiap perusahaan memiliki budaya sendiri dan budaya inilah yang mendukung ataupun menghalangi perilaku etis di organisasi. Sebaik apa pun kode etik yang dimiliki perusahan, akan menjadi tidak berarti jika ada masalah budaya yang signifikan dalam budaya organisasi. Menciptakan budaya organisasi yang dapat mendukung perilaku yang etis memang sulit dan memang tidak dapat dicapai tanpa pendidikan, pelatihan, dan komitmen. Komitmen dapat dicapai dengan menempatkan etika sebagai satu posisi legal dalam struktur organisasi perusahaan. Untuk memastikan setiap program etika berjalan dengan baik., perusahaan harus memiliki audit budaya untuk memeriksa budaya dan perilaku etis dalam organisasi.
4.2 Elemen-Elemen Struktur Pengendalian Intern

Elemen-Elemen Dalam Struktur Lingkungan Pengendalian

1. filosofi dan gaya operasional manajemen –> Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya yang menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan.Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan (Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
2. struktur organisasi –> Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)
3. dewan komisaris dan audit komite –>Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris).Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
4. metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab –>Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.
5. metode pengendalian manajemen –> Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.
6. kebijakkan dan praktik kepegawaian –> Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.
7. pengaruh ekstern –> Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.

Elemen-Elemen Dalam Struktur Sistem Akuntansi

1. dokumentasi sistem akuntansi –> prosedur-prosedur akuntansi harus dirancang didalam pedoman sistem dan prosedur akuntansi sehingga kebijakan instruksi-instruksi dapat diketahui secara eksplisit dan diterpkan secara seragam.
2. telusuran audit –> digunakan dalam konsep auditor eksternal yang dibutuhkan opininya terhadap laporan keuangan perusahaan.Adanya telusuran audit/jejak audit auditor boleh yakin bahwa SIA dan laporan keuangan yang dihasilkan dalah layak.

Elemen-Elemen Dalam Struktur Prosedur Pengendalian

1. penggunaan wewenang secara tepat dalam organisasi –> Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.
2. pembagian tugas –> Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
3. dokumen dan catatan yang memadai –> Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)
4. keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan –> keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.
5. pengecekan independen terhadap kinerja –> Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.

4.3 Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Dirancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern diimplementasikan dalam sistemaplikasi khusus yang terdapat dalm
setiap siklus transaksi organisasi
Meliputi : pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

a. Pengendalian Umum:

• Praktik manajemen yang sehat, meliputi perencanaan, penganggaran,
• pemilihan karyawan dan supervisi terhadap karyawan.
• Pengendalian operasional, pengendalian yang menekankan pada aspek teknis,sehingga dilimpahkan kepada manajer operasional.
• Pengendalian organisasional, dirancang untuk memberikan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk tiap bagian perusahaan.
• Pengendalian dokumentasi, memastikan bahwa semua komponen sisteminformasi didokumentasi dengan jelas. Dokumentasi akan memudahkan karyawanmemahami kebijakan yg ditetapkan, memahami hubungan antar bagian,menjamin bahwa semua prosedur
• Pengendalian otorisasi, memastikan bahwa transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi manajemen baik umummaupun khusus.
• Pengendalian aktiva, memastikan bahwa aktiva dicatat dan dilaporkan dengan benar.
• Pengamanan aktiva, untuk menjaga keaman aktiva, seperti pengamanan akses dan penggunaan, pengamanan dari kecurian dan kecerobohan.

b. Pengendalian Aplikasi:

Pengendalian input,

memastikan bahwa setiap transaksi dicatat dengan teliti, segera dan lengkap. Pengendalian ini meliputi:
1. Pemeriksaan visual
2. Desain formulir yang baik
3. ferifikasi visual
4. pengecekan digit
5. pengecekan format
6. Otorisasi/ persetujuan
7. password

Pengendalian Proses,

memastikan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan tidak ada transaksi yang hilang atau tidak tepat yang dimasukkan ke jalur pemrosesan. Pengendalian ini meliputi:
1. mekanisasi, konsistensi pemrosesan mekanis atau elektronis
2. standardisasi, prosedur yg seragam, terstruktur dan konsisten
3. pilihan default
4. run-to-run total,
5. penyajian saldo
6. pemadanan
7. akun kliring
8. redundant file
9. koreksi otomatis

Pengendalian output,

memastikan bahwa input dan pemrosesan telah berpengaruh terhadap keluaran secara sah dan keluaran telah didistribusi secara memadai.
Pengendalian ini meliputi:
1. rekonsiliasi
2. penyajian umum
3. suspense berkas
4. suspense akun,
5. audit periodik
6. laporan ketidak sesuaian
7. akun kliring
8. redundant file
9. koreksi otomatis

4.4. Etika Dan Struktur Pengendalian

a.Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.