MINGGU KE III

Kamis, 11 Oktober 2012



3. PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI


Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi
  1. Processing mencakup penggunaan jurnal dan register untuk menyajikan catatan input secara permanen dan kronologis.
  2. Journals digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
  3. Registers digunakan untuk mencatat tipe data lain yang tidak berhubungan langsung dengan akuntansi.
  4. Special journals digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis dan terus-menerus. Contoh : Sales journal, Purchase journal, Cash receipts journal, Cash disbursements journal
  5. Buku besar dan file menyediakan Simpanan data baik dalam sistem manual maupun terkomputerisasi.
  6. Buku besar menyediakan ringkasan suatu transaksi keuangan perusahaan.
  7. File kumpulan data yang terorganisir :
    – transaction file
    – master file
    – reference or table file
  8. Output, adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Contoh output :
    – trial balance
    – financial reports
    – operational reports
    – paychecks
Teknik sistem
  • Flowchart adalah suatu diagram simbolik yang menunjukkan arus data dan urutan operasi dalam suatu sistem.
  • Flowcharts barangkali merupakan teknikteknik sistem yang paling umum.
Penggunaan simbol dalam Flowcharting
  • Simbol digunakan dalam flowchart untuk mewakili fungsi informasi atau jenis lain dalam suatu sistem.
  • Arah arus normal dimulai dari kiri ke kanan atau atas ke bawah.
  • Anak panah terbuka harus ditempatkan ditempat sebaliknya dari garis arus IPO and HIPO Charts.
  • Bagan ini terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem.
  • Sebagian besar tingkat umum analisis, hanya hubungan input-proses-output dalam sistem yang menjadi perhatian.
  • IPO menyajikan sangat sedikit rincian, sehingga akan dilengkapi dengan HIPO. Bagan arus sistem dan program
  • Bagan arus sistem (System flow Chart) mengidentifikasikan keseluruhan atau jangkauan arus operasi dalam sistem.
  • Bagan arus sistem difokuskan pada media dan
  • fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.
  • Bagan arus program (Program flow-Chart) lebih rinci dalam hal fungsi-fungsi pemrosesan dibanding bagan arus sistem.
Analytic Flowcharts, Document Flowcharts, and Forms Distribution Chart
  • Analytic flowchart mengidentifikasikan pemrosesan yang penting dalam sebuah aplikasi , menekankan pada tugas-tugas pemrosesan yang menerapkan pengendalian.
  • Arus pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang dihubungkan dengan garis arus. Analytic, Document, and Forms Distribution Flowcharts
  • Document flowchart serupa dalam hal format dengan analitic flowchart tetapi memuat lebih sedikit rincian mengenai fungsi-fungsi pemrosesan dalam setiap entitas yang digambarkan dalam bahan.
  • Satu-satunya simbol yang digunakan adalah simbol dokumen. Simbol lain digunakan hanya untuk memperjelas proses.
Analytic, Document, and Forms Distribution Flowcharts
  • Forms distribution chart mengilustrasikan distribusi formulir rangkap ganda dalam perusahaan.
  • Tekananannya lebih pada siapa menerima formulir apa dari pada bagaimana formulir ini diproses.

Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi

Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :
  1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.
  2. Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
  3. Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
  4. Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.

Sasaran dan Fungsi Siklus

Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.
Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :
1. Mengumpulkan data transaksi
2. Memproses arus masuk transaksi
3. Menyimpan data transaksi
4. Melakukan pengendalian akunting
5. Menyediakan laporan keuangan
6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi
Pengendalian Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
Pengendalian Transaksi
Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai.
1. Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai.
2. Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya :
- Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur.
- Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer.
3. Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum.
4. Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.
- Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku besar umum.
- Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan.
- Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara langsung, ke perkiraan.
5. Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.
6. Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya.
7. Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.
8. Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap.
9. Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan.
10. Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki secara cermat.
11. Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu.
12. Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.
13. Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.
1. Arus transaksi
Arus transaksi disebut juga arus kas adalah arus masuk dan arus keluar kas atau setara kas (cash equivalent) atau investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang cepat dapat di jadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan (Ikatan Akuntan Indonesia 2004 : 2.2). Arus Kas adalah arus kas masuk operasi dengan pengeluaran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham dan Houston 2001 : 47). Dari kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Arus Kas adalah arus kas masuk dan arus kas keluar atau setara kas dalam periode tertentu yang berjangka pendek dalam pengelolaan uang yang dimiliki perusahaan.
Komponen-komponen system pemrosesan transaksi
2. komponen pemrosesan terdiri dari
a) Input = Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
b) Proses= Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi
c) Penyimpanan=Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi
d) Output.= jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb
Perancangan system tata buku berpasangan
Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang. Metode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif)
Sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi
kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan klasifikasi pada sesuatu.
· Tujuan Pengkodean
a) Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
b) Meringkas data
c) Mengklasifikasikan rekening/transaksi
d) Menyampaikan makna tertentu
Metode pengkodean
a) Kode angka atau huruf berurutan = tiap rekening diberi kode angka atau huruf ecara berurutan.
b) Kode angka blok= rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.
c) Kode angka kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.
d) Kode Mnemonic= Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.
Perancangan formulir dan pertimbangan-pertimbangan penyimpanan catatan
untuk menyimpan catatan dan memisahkan semua kegiatan transaksi kita bisa membuat suatu formulir. Formulir yang kita buat harus jelas dan memuat seluruh isi kegita transaksi
manfaat formulir adalah :
1. untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan
3.1 Arus Transaksi : Tinjauan Sekilas


• Istilah pemrosesan transaksi mewakili berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan, proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.
• Arus transaksi melalui siklus akunting :
a. Transaksi Penjualan
b. Transaksi Penerimaan Tunai
c. Transaksi Pembelian
d. Transaksi Pengeluaran Tunai (Kas)
e. Transaksi Pembayaran Gaji
f. Transaksi Akunting Lainnya
Arus transaksi disebut juga arus kas adalah arus masuk dan arus keluar kas atau setara kas (cash equivalent) atau investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang cepat dapat di jadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan (Ikatan Akuntan Indonesia 2004 : 2.2).
Arus Kas adalah arus kas masuk operasi dengan pengeluaran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham dan Houston 2001 : 47). Dari kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Arus Kas adalah arus kas masuk dan arus kas keluar atau setara kas dalam periode tertentu yang berjangka pendek dalam pengelolaan uang yang dimiliki perusahaan.

3.2 komponen-Komponen Sistem Pemrosesan transaksi
  
Sistem Pemrosesan Transaksi
1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalahsistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatuorganisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukungoperasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan danmempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasieksekutif.2. Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu: Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atauditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antarajam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14 Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saatditerima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnyapemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.* Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis,penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahandata hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.* Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antarabatch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket,dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online),tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00malam.
3. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi
 
A. Dokumen Sumber 
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakancatatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :a. Memicu meng-otorisasi operasi fisiSebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dangangguan kepada pelanggan.b. Memantau arus fisiMisalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakanbarang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.c. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambilMisalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihanini sudah diperiksa kebenarannya.d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis dataSebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldodalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaranMisalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkanfaktur penjualan dan ikhtiar penjualan.
B. Jurnal dan Register 
Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalamurutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistemmanual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsisebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atauperistiwa yang tidak bersifat keuangan.


 
C. Buku Besar dan Arsip
Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuankeuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan kepos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yangterpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraansebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, bukubesar menekankan pada status perkiraan.
D. Laporan dan Dokumen
Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satujenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumenoperasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa daridokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentuyang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukandokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.
E. Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya
Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkanke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, inimerupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan sajamemungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan jugamenyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasidalam laporan keuangan.
F. Rangkaian Audit 
Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku
 
besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuanganlainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi.Rangkaian audit memungkinkan :(1) Koreksi kesalahan yang terdeteksi(2) Menjawab pertanyaan(3) Rekonstruksi arsip
G. Tindakan Pengendalian dan Pengamanan
Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakanpengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputibagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesansekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yangmemadai, meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yangdibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.4. Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung denganlingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulusebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasiatau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugasmanipulasi data adalah sebagai berikut:1. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurutjenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.2. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
 
3. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnyamenjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlahhutang pelanggan, dsb.4. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa datamenjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.3. Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siapmemenuhi kebutuhan para pengguna.4. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhikeperluan unit-unit kerja dalam organisasi5. Tujuan Pemrosesan TransaksiYaitu : pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal (berupa : pembelian persediaandan penjualan barang dan jasa) dan internal (berupa : penyusutan aktiva tetap dan aplikasitenaga kerja)6. Contoh PenggunaanSalah satu pemrosesan transaksi dengan sistem online adalah SMS-Banking yang tidak lain merupakan bentuk perwujudan pertama kali dari Mobile Banking (m-banking)dengan didasari prinsip Internet Banking, yakni merupakan salah satu bentuk electronicchannel yang memungkinkan nasabah mengakses bank serta melakukan transaksiperbankan dalam hitungan menit kapanpun waktunya dan dimanapun tempatnya denganmengunakan perangkat telepon seluler yang dimiliki seperti halnya melakukan transaksidi anjungan tunai mandiri (ATM)



0 komentar:

Poskan Komentar